Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Деловые встречи. Как обосновать представительские расходы

19 декабря 2017   4554  

Как учесть расходы на деловые встречи так, чтобы не переплатить налоги. В статье разберем, какие расходы на деловые встречи признают представительскими и какие документы докажут их реальность.

Проведение деловых встреч с контрагентами и потенциальными партнерами все офисных стен уже полностью стало обычаем делового оборота. Однако такие мероприятия требуют затрат и лучше чтобы эти расходы можно было потом включить при расчете налога на прибыль.

Какие расходы относят к представительским

В соответствии с абзацем 1 пункта 2 статьи 264 НК РФ к представительским расходам относят:

  • буфетное обслуживание;
  • услуги переводчиков.
  • доставку участников к месту проведения мероприятия и обратно;
  • официальный прием и обслуживание участников;

Расходы на отдых, развлечение, профилактики лечения заболеваний, нельзя считать представительскими (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При расчете налога прибыль так же не учитываются затраты на развлекательную программу и проживание гостей (письмо Минфина России от 01.12.11 № 03-03-06/1/796).

Представительские затраты в целях налогообложения признают в размере 4 процентов от суммы расходов на заработную плату. Расходы, которые превысили этот норматив при расчете налога на прибыль учитывать нельзя (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Из кодекса не ясно как отличить официальное мероприятие от обычной встречи с клиентами (п. 2 ст. 264 НК РФ). Ведь если встреча с контрагентами не носит официального характера, то расходы по ее проведению не учитываются для целей налогообложения. Так же нельзя учесть расходы если нет документов, которые подтвердят проведение официальных деловых переговоров.

Какими документами подтвердить затраты

Чиновники Минфина в своем письме от 08.05.14 № ГД-4-3/8852 поясняют, чтобы налогоплательщик смог учесть представительские расходы при расчете налога на прибыль, он должен их подтвердить документально. Для этого нужно представить налоговикам следующие документы:

  • приказ руководителя компании о проведении деловой встречи;
  • смета расходов на мероприятие;
  • программа деловой встречи;
  • первичка, подтверждающая расходы, связанные с деловой встречей.

Так же, помимо вышеуказанных документов, компании целесообразно оформить отчет о представительских расходах. В документе нужно указать название деловой встречи, ее цель и результаты, дату и место проведения мероприятия, а также перечень представительских расходов. Не будет лишним зафиксировать состав участников встречи. Готовый отчет должен утвердить руководитель компании. Все затраты, которые перечислили в отчете нужно подкрепить первичными документами.

Судебная практика

В одном из дел налоговые инспекторы сняли представительские затраты по дилерской конференции несмотря на то что компания представила им сценарий мероприятия, протокол его проведения, а также анализ продаж по клиентам, присутствующим на конференции, и реестр заключенных с ними договоров. Однако суд встал на сторону налогоплательщика и подтвердил правомерность спорных расходов (постановление ФАС Московского округа от 27.02.12 № А40-49520/11-20-208).

В другом деле налогоплательщик представил налоговикам документы, которые подтверждают представительские затраты:

  • приказ о порядке расходования средств на представительские цели;
  • акты об отнесении затрат к представительским;
  • приказ о нормах на представительские расходы;
  • служебные записки о выделении денег на прием делегаций;
  • меморандум, подписанный по итогам встреч и переговоров;
  • протоколы встреч, совещаний и согласования условий поставки;
  • письма организаций, участвующих в переговорах.

Однако, инспекторы все равно решили снять расходы, так как не смогли идентифицировать представителей контрагентов. Суд принял сторону компании. Он заявил что представительские затраты документально подтверждены (постановление АС Волго-Вятского округа от 22.12.14 № Ф01-5056/2014).

Как доказать что расходы направлены на получение дохода

Нормы НК РФ не указывают перечень расходов, которые налогоплательщик вправе отнести к представительским. Однако налоговики сами ограничивают их круг. Например, они считают, что к представительским затратам нельзя отнести спиртные напитки и кальян. Но такие расходы вполне соответствуют обычаям делового оборота. На встречах и пьют и курят.

Суды не согласны с инспекциями и подтверждают правомерность расходов на алкоголь. Так как эти затраты нужны чтобы поддерживать сотрудничество с контрактом. Следовательно, она направлены на извлечение дохода (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.13 № А55-14189/2012). ФАС Уральского округа в своем постановлении от 10.11.10 № Ф09-7088/10-С2 указал, что налогоплаельшик сможет доказать правомерность расходов на алкогольные напитки если представит следующие документы:

  • авансовые отчеты;
  • сметы;
  • товарные и кассовые чеки;
  • акты о списании представительских расходов;
  • служебные записки.

Так же налоговики против учета расходов на визовую поддержку, оплату проезда и проживания деловых партнеров. Их позицию поддерживает и Минфин. Компания не вправе учесть затраты на проживание гостей, прибывших на официальную встречу, поскольку такие расходы отсутствуют в кодексе (письмо от 01.12.11 № 03-03-06/1/796).

При выстраивании защиты компании стоит указать, что понятие «обслуживание», отмеченное в пункте 2 статьи 264 НК РФ, имеет широкий смысл. К обслуживанию можно отнести, в том числе и обеспечение представителей контрагентов жильем. Так же чиновники Минфина в своем письме от 05.06.15 № 03-03-06/2/32859 отметили, что к представительским расходы можно также отнести затраты на проведение переговоров с физлицами, как фактическими, так и потенциальными клиентами компании.

Необязательно спросить о составе представительских расходов. Потенциально спорные затраты можно включить в состав прочих расходов. Тогда их нормировать не придется. Главное, чтобы эти расходы очевидным образом были направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

__________________________________________________________________________________

Вычет НДС по представительским расходам

Если компания учла представительские расходы при расчете налога на прибыль, она вправе по ним принять к вычету НДС. Так как представительские расходы при налогообложении прибыли можно учитывать в пределах нор, входной НДС тоже нужно нормировать (п. 7 ст. 171 НК РФ, письмо УФНС по г. Москве от 09.12.09 № 16-15/130757). Сверхнормативный НДС по представительским расходам принять к вычету нельзя (п. 2 ст. 170 НК РФ).

Однако налоговый период по НДС – квартал. Значит, сверхнормативный НДС компания может принять к вычету в следующем периоде. Главное, чтобы расходы по налогу на прибыль вошли в установленный лимит в следующем квартале.

В НК РФ не указано как рассчитывать НДС к вычету в части нормируемых расходов. Поэтому налогоплательщику нужно закрепить алгоритм расчета в учетной политике.

Если представительские расходы относятся к деловым встречам, чтобы принять НДС к вычету по этим затратам нужно соблюсти условия (ст. 169, 171, 172 НК РФ). А именно, получить оформленный счет-фактуру. Если спор дойдет до суда, то арбитры будут оценивать обоснованность вычетов НДС исходя из реальности расходов на деловые встречи. 

__________________________________________________________________________________

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
В налоговых спорах инспекторы используют любые доказательства — от цифрового следа компании до фотографий. Почему бы компаниям не делать то же самое?
Но картинки, чтобы успешно их использовать, должны прояснять ситуацию, а не затуманивать ее.

Читать далее >>

Подписка

Сервисы