Выдаете деньги под отчет? Готовьтесь к спорам!

Авансовый отчет определяет порядок признания расходов компании через подотчетное лицо (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Для подтверждения расходов достаточно, чтобы расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ):
— были реальны;
— подтверждены документами;
— направлены на получение дохода.
Деньги под отчет получал первый работник. Он же должен отчитаться и приложить документы, подтверждающие расходы (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Кто их фактически осуществил, не имеет значения. Новый Порядок ведения кассовых операций не запрещает работникам передавать подотчетные средства друг другу.
Но и когда Банк России запрещал передачу денежных средств от одного работника другому (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. решением Совета директоров Банка России 22.09.93 № 40), компания могла признать расходы. Это подтверждает судебная практика (постановления ФАС Северо-Западного от 09.07.09 № А21-6746/2008, Уральского от 20.02.08 № А76-5296/07 округов).

Работник, который подписывает авансовый отчет, не оплачивал товары, работы, услуги, значит, не может и подтвердить их. Первичные документы составлены в городе, в котором он не был. Инспекция сочтет такие документы недостоверными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Правила не запрещают передавать денежные средства от одного подотчетного лица другому. Но в данном случае компания не соблюдает порядок отчетности. Кассир обязан выдать средства тому получателю, который указан в расходном кассовом ордере. И этот же получатель обязан отчитаться (п. 6.1, 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Первый работник может только подтвердить передачу средств второму работнику. Но такого вида расходов Кодекс не предусматривает.
В такой ситуации правильно сначала сделать возврат средств от первого работника в кассу. При этом расходы с подтверждающими документами включит в авансовый отчет второй работник. У него получится перерасход, который компания возместит. Это избавит от споров с проверяющими.

Работник дохода не получил. За ним числится долг. Налоговая база по НДФЛ отсутствует. На это указал Президиум ВС РФ (п. 8 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утв. 21.10.15).
Компания не намерена прощать долг. Работник не оспаривает его. Отсутствует экономическая выгода в сумме невозвращенных подотчетных средств.
Судебная практика в подобных спорах обращает внимание именно на реальность дохода работника. А он возникает при передаче средств работнику в собственность. В противном случае эти суммы нельзя считать доходом (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № А36-5689/2015).

В срок, установленный руководителем, работник должен рассчитаться по утвержденному авансовому отчету (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У). При нарушении этого порядка в последний день месяца, в котором компания утвердила авансовый отчет, у работника возникает облагаемый НДФЛ доход (подп. "б" п. 1 ст. 223 НК РФ).
Если впоследствии работник вернет средства, то он вправе скорректировать ранее признанный доход. Такие разъяснения дал Президиум ВС РФ относительно расторжения договора. Но их можно применить и в данном случае (п. 10 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утв. 21.10.15).

Компания уплачивает страховые взносы с выплат, начисленных в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). В данном случае, ни на каком из этапов выданные средства не подпадают под объект обложения. Получив деньги под отчет, работник обязан израсходовать их на нужды компании. После отчета у него возникает долг перед компанией в сумме невозвращенного излишка. Отношения в этом случае регулируют положения трудового законодательства о материальной ответственности работника (ч. 1 ст. 238, п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 233 ТК РФ). Прощение долга тоже не означает, что работник получил вознаграждение за труд, выполнение работ или оказание услуг (ст. 240 ТК РФ, ст. 415 ГК РФ).

Проверяющие будут руководствоваться разъяснениями контролирующих органов (п. 5 приложения к письму ФСС РФ от 14.04.15 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 19.12.14 № 17-3/В-618). Их позиция — страховые взносы на спорные суммы нужно начислять. Работник получил средства под отчет в рамках трудовых отношений. В момент, когда компания отказалась от долга, эти средства стали доходом работника. Буквальное прочтение нормы закона позволяет считать спорную выплату облагаемой страховыми взносами. Эти выплаты не названы в числе тех, на которые не начисляются страховые взносы (ч. 1 ст. 7, ч. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

В налоговых правоотношениях директор — представитель компании (ст. 27 НК РФ). Представитель вправе уплатить налог. Кодекс позволяет сделать это наличными (п. 4 ст. 58 НК РФ). Банки принимают наличные деньги только от физических лиц. Совокупное прочтение этих норм допускает такой вариант, когда директор уплачивает налог за компанию наличными средствами через банк (постановления ФАС Поволжского округа от 11.03.10 № А72-10616/2009), Девятого ААС от 01.10.15 № 09АП-39224/2015).
ФНС России разъяснила, что для идентификации достаточно указать в платежном документе информацию о налогоплательщике. Представитель компании может указать ее в поле 24 «Назначение платежа» (письмо от 18.09.15 № СА-4-8/16492@).
Авансовый отчет подтверждает, что источник уплаты налогов - средства компании. Правила допускают перерасход по авансовому отчету.

Представитель вправе оплатить налоги за компанию. Но Минфин России обращает внимание на обязательные условия такого платежа (письма от 11.04.16 № 03-02-08/20577, от 20.05.13 № 03-02-08/17543). Из платежного документа должно быть очевидно, что сумма налога уплачена:
— налогоплательщиком,
— за счет средств налогоплательщика.
АС Московского округа счел, что инспекция не смогла идентифицировать средства, а значит, что налогоплательщик не уплатил налог (постановление от 09.06.16 № Ф05-7462/2016). Такое же решение принял ФАС Северо-Западного округа (постановление от 23.12.08 № А42-865/2008). Кроме того в данной ситуации директор уплачивает налог за счет собственных средств. Это запрещено. Налогоплательщики должны уплачивать налоги самостоятельно (п. 1 ст. 45 НК РФ).