Дорогой директор. Какие траты на руководителя списать в расходы

Если такие траты закрепить в положении о командировках или иных документах компании, начислять взносы не придется. Чтобы подтвердить расходы, директору стоит взять квитанцию на посещение бизнес-зала или другой удостоверяющий документ.
Надо убедить проверяющих, что расходы фирма произвела в своих интересах. В этом случае суд встанет на сторону компании, даже если налоговики настаивают на доначислениях. Так, организация доказала, что командированный директор возит с собой важные документы, сохранность которых легче обеспечить в бизнес-зале. Кроме того, там есть постоянный доступ к интернету, необходимый работнику в командировке (постановление АС Западно-Сибирского округа от 08.05.2018 № А45-11172/2017). На уровне Верховного суда такие траты также удавалось освободить от взносов (определения ВС от 09.03.2017 № 301-КГ17-254, от 12.05.2016 № 309-КГ16-3829).
Если доказать оплату в интересах компании, то можно сэкономить и на НДФЛ (письмо Минфина от 20.09.2013 № 03-04-06/39125). Кроме того, такие затраты уменьшат облагаемую прибыль (письмо Минфина от 15.08.2013 № 03-04-06/33238).

Организация оплачивает бизнес-зал в интересах физлица – это роскошь, а не необходимость. Следовательно, директор получает доход в рамках трудовых отношений – с него надо платить страховые взносы (приложение к совместному письму ПФР и ФСС от 29.07.2014 № НП-30-26/9660, 17-03-10/08-2786П). Отстоять право на неуплату возможно только в судебном порядке и в исключительных случаях.
Налоговики будут настаивать, что руководитель легко справился бы с должностными обязанностями и без доступа в VIP-зал. Тем более что он вряд ли работал там. Без доказательств заинтересованности в таких расходах компания проиграет в суде (постановления АС Западно-Сибирского от 03.02.2016 № А75-6359/2015, Поволжского от 03.10.2016 № Ф06-12781/2016 и Уральского округов от 23.03.2016 № Ф09-1893/16).
Верховный суд также поддерживает чиновников и выступает против освобождения от взносов подобных трат (определение от 01.12.2015 № 303-КГ15-15040).

Налоговый кодекс относит к представительским затраты, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах. Компании нужны такие мероприятия для установления и поддержания сотрудничества (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК).
Минфин соглашается с тем, что подобные переговоры возможны не только с фактическими, но и с потенциальными клиентами (письмо от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859). Чтобы снять возможные претензии налоговиков, в отчете о мероприятии стоит указать, что развлекательная программа входит в часть переговорного процесса. Например, отвечает предпочтениям важного контрагента, учитывает его интересы и формирует положительное мнение об организации.

Список представительских расходов закреплен в абзаце 1 пункта 2 статьи 264 НК. Туда входят официальный прием и обслуживание участников. Однако следующий абзац того же пункта уточняет: расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам не относятся (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК).
Инспекторы обратят внимание на то, что на "развлекательном приеме" вряд ли возможно вести деловые переговоры. Следовательно, такие расходы не направлены на получение дохода в будущем и привлечение потенциальных клиентов (письма Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327, от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

Перечень расходов, который компания вправе учесть при расчете налога на прибыль открытый (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК). Главное - их обосновать. Если дорогие напольные часы или редкая картина находятся в кабинете директора, в котором он ведет переговоры, это улучшает имидж организации. То есть в итоге служит цели получения дохода (п. 1 ст. 252 НК). Новые клиенты, пришедшие на встречу с руководством, по внешнему антуражу удостоверятся в том, что фирма солидная. К тому же, КС позволил компаниям самим решать, как поддерживать и расширять свою деятельность и какие для этого ей нужны затраты (п. 3 определения КС от 04.06.07 № 320-О-П).
Дополнительным плюсом будет, если руководитель коллекционирует вещи, связанные с деятельностью организации. Например, директор арт-галереи собирает вазы или глава судоремонтной компании увлекается моделями кораблей.

Подтвердить использование предметов роскоши в управленческих или производственных целях сложно. Поэтому их вряд ли получится связать с трудовым процессом и задачей получения прибыли (п. 1 ст. 252 НК).
Минфин поддерживает такую точку зрения, также ссылаясь на критерии в пункте 1 статьи 252 НК (письмо от 25.05.2007 № 03-03-06/1/311). В письме чиновники отвечали на вопрос о возможности учета в расходах комнатных растений. Однако в целом Минфин указал на то, что вещи для оформления интерьера в офисе нельзя учесть в расходах. Они не связаны с осуществлением деятельности организации. Проверяющие также вряд ли поверят в то, что дорогая репродукция или диковинная сабля на стене позволяет фирме работать лучше.

Чтобы иметь возможность обслуживать и улучшать автомобиль, на котором ездит глава компании, надо поставить его на учет. Компания прописывает во внутренних документах особенности его использования, а также выплачивает физлицу компенсацию за использование машины в производственных целях.
Оправдать траты возможно, если прописать во внутренних документах назначение авто и круг тех, кто вправе им пользоваться. Кожаный салон для рядового сотрудника вряд ли устроит налоговиков. Однако если машину использует директор, который в силу загруженности проводит часть совещаний в пути, он вправе рассчитывать на такое улучшение.
Еще один вариант обоснования расходов - контроль работников, пользующихся служебным авто. Например, установка видеорегистраторов или дополнительного навигационного оборудования поможет контролировать их передвижение и качество работы. Кроме того, экономически обосновать тюниг "навигационной начинки" автомобиля возможно, если компания перевозит важные грузы или образцы документов (п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Плохие дороги тоже станут аргументом для улучшения авто, особенно если директор много передвигается в регионах.

Для руководителя безопаснее сразу приобрести тюнингованный автомобиль. В Минфине считают, что услуги по тюнингу приобретенного автомобиля не нельзя считать работами по достройке, дооборудованию и модернизации (гл. 25 НК). Расходы по оплате таких услуг не увеличивают первоначальную стоимость автомобиля (письмо УФНС по Москве от 12.12.2008 № 19-12/116029 "Об учете расходов по тюнингу автомобиля"). Более того, подобные услуги нельзя отнести к расходам на ремонт основного средства, поскольку на момент работ по тюнингу машина не нуждалась в починке (ст. 260 НК).
Сослаться на необходимость технологических изменений из-за особенностей производственного процесса также не получится. Служебные функции авто с тюнингом и без будут идентичны. Установка мощного двигателя, замена внутренней обивки или необычная аэрография вряд ли поможет директору лучше исполнять свои должностные обязанности. Более того, есть риск, что улучшение внешнего вида и аэродинамических особенностей машины инспекторы классифицируют как доход физлица и доначислят НДФЛ (ст. 210 НК РФ). Компании в этом случае грозит штраф за неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 24, 226 НК).