Безопасный аутсорсинг. Какие расходы не вызовут претензий налоговиков

Расходы на стороннего бухгалтера не противоречат статье 252 НК. Если задача обусловлена потребностями бизнеса, компания вправе решать ее, в том числе, с помощью других организаций.
Избежать претензий налоговиков поможет полный пакет документов: исполнитель обязан предоставить смету и видимый результат деятельности. Это докажет реальность услуг.
В свою очередь, компания, предоставляющая аутсорсинговые услуги, должна быть реальной, своевременно платить налоги и быть готовой подтвердить свою деятельность. Если все условия соблюдены, у налоговиков вряд ли будет повод снять расходы.
Дополнительный аргумент компании в том, что формирование архива – непрофильная работа бухгалтера. Штатному персоналу, как правило, некогда заниматься старыми документами. Особенно когда идет закрытие года, аудиторская проверка и пр. Тем более что архив – слабое место именно небольших компаний, чьим офисам не вместить большой объем документов. В таких компаниях бухгалтерии тоже небольшие. Следовательно – есть реальная потребность в привлечении сторонних работников.

Инспекторы исключат расходы на сторонних бухгалтеров, если в штате есть свои специалисты. Проверяющих не интересует, достаточно ли у персонала знаний, опыта и соответствует ли работа их профилю.
Судебная практика на стороне налоговиков. Компания, в чьей бухгалтерии числилось пять человек, наняла стороннего исполнителя. Он должен был систематизировать бухгалтерские документы за несколько лет. Инспекторы посчитали, что такие расходы не соответствуют ст. 252 НК: архив стоило поручить одному из штатных бухгалтеров или распределить работу между отделом (постановление АС Восточно-Сибирского округа от 10.10.2017 № А19-14474/2016).
Возможно, проблема бы не возникла, если формулировка договора была другой. В документе лучше указывать обязанности, которые не пересекаются с должностными инструкциями штатных сотрудников. В данном случае предметом аутсорсинга были «бухгалтерские услуги», что и стало роковой ошибкой. По сути, «бухгалтерские услуги» включают все, что угодно. В договоре стоит конкретно указать род услуг, которые будет выполнять сторонняя компания.

Если в штате уже есть юрист, это не значит, что нельзя привлечь еще одного. Например, суд встал на сторону налогоплательщика, согласившись с тем, что у юриста компании не было достаточного опыта и профессионального уровня для защиты интересов организации в суде (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 31.03.11 № А53-16764/2010). Налогоплательщики вправе учесть обоснованные затраты на юридические услуги в составе прочих расходов (подп. 14 п. 1 ст. 264 НК).
Чтобы избежать претензий налоговиков, обязанности штатного специалиста не должны пересекаться с внештатником. Привлекая еще одного юриста, компания вправе сослаться, что собственный сотрудник не успевает выполнять двойную работу или у него нет должной квалификации.
В некоторых случаях инспекторы пытаются доначислить налог, даже когда в штате нет юриста. Например, в деле, рассмотренном в постановлении АС Уральского округа от 03.07.2017 № А60-34968/2016, налоговики указали, что у одного из учредителей организации был юридический отдел. Впрочем, суд не поддержал такую аргументацию.

Расходы на юридические услуги при наличии в штате собственного юриста выглядят экономически необоснованными. Будет сложно убедить суд в обратном.
Судьи часто поддерживают проверяющих. Так, в постановлении АС Поволжского округа от 08.12.2017 № А65-30828/2016 арбитры посчитали, что именно штатный юрист должен был взять на себя обязанности, которые компания передала аутсорсеру.
Иногда инспекторы снимают расходы из-за того, что юристам якобы обязаны помогать бухгалтеры или экономисты. Судьи поддерживают такую логику (постановление АС Северо-Кавказского округа от 13.10.2015 № А63-12010/2014, определение ВС от 18.02.2016 № 308-КГ15-19470).
Компания готовилась продать земельный участок. У штатного юриста не хватало времени, чтобы подготовить документы по сделке. Налогоплательщик привлек внештатного юриста. Суд посчитал, что готовить документы вполне могли другие штатные сотрудники, ведь в компании трудился высококвалифицированный персонал.

Поиск персонала специализированными агентствами – распространенная практика. Налогоплательщик вправе учесть вознаграждение агентства в расходах по налогу на прибыль (п. 1 ст. 264 НК), даже если поиск успеха не принес. Нормально, когда служба персонала компании занимается поиском работников параллельно с аутсорсерами. Это не запрещено.
Конечно, безопаснее платить кадровому агентству за результат – найденного работника, а не за кандидатов или потраченное время. Но если деятельность стороннего кадрового агентства реальна, подтверждена документами, проблем в любом случае быть не должно.
Также вопросы могут быть к аффилированным кадровым агентствам в рамках трансфертного ценообразования.

В судебной практике есть дела, когда инспекторы посчитали, вознаграждение агентства учтено в расходах неправомерно. Естественно, подозрения возникают, когда компания платит аутсорсеру, а вакансию закрывает самостоятельно.
Например, в деле, рассмотренном в постановлении Девятого ААС от 31.07.2017 № А40-253107/16, ревизоры опросили новых работников, проанализировали документы и пришли к выводу, что компания искала сотрудников сама, а услуги кадрового агентства были фиктивны.
Кроме того, судьи поддерживают налоговиков, когда у компании есть штатный кадровик (постановление АС Поволжского округа от 08.12.2017 № А65-30828/2016). По мнению судей, он в состоянии самостоятельно осуществлять всю кадровую работу.

Расходы на исследование конъюнктуры рынка налогоплательщик вправе учесть при налогообложении прибыли (подп. 27 п. 1 ст. 264 НК). При этом даже те маркетинговые расходы, которые не принесли доходов, но были направлены на их получение, отвечают требованиям статьи 252 НК.
Если компания выходит на новый рынок, и ей необходимы сведения, которые не в силах собрать штатный отдел маркетинга. Она получит точные данные о спросе, потребности покупателей и предложении конкурентов, чтобы принять решение, нужно ли вкладывать деньги. Возможно, руководство решит, что не нужно – это убережет компанию от убытков. При оценке обоснованности расходов важны намерения получить доход, а конечный результат (определение ВС от 06.03.2015 № 306-КГ15-289).

Аргумент налоговиков: маркетинговые расходы, выполненные собственными силами, дешевле. Еще один фактор риска – неоднозначная оценка результатов исследования, в том числе – самой компанией.
Если организация заплатила за исследование, а предоставленный отчет не принес практической пользы, учитывать плату в расходах опасно. Так, компании отказали в признании маркетинговых расходов не только из-за того, что она не предоставила суду доказательств дальнейшего использования результатов исследований (постановление АС Северо-Западного округа от 11.10.2014 № А56-78283/2012). Кроме того, отчеты исследователей содержали общедоступную в интернете информацию и не включали рекомендаций клиенту.