Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Как управлять расходами на сотовую связь без риска: личный опыт

8 октября 2007   4163  

Оплата расходов сотрудников на сотовую связь является стандартной частью компенсационного пакета. Но если компания платит за все переговоры сотрудников, не разделяя их на производственные и личные, есть вероятность того, что налоговики не признают их в целях налогообложения прибыли. Как эту проблему решили в компании «i-Free», рассказывает ее финансовый директор Денис СОЛОВЬЕВ.

Как и в большинстве российских компаний, оплата сотовой связи в нашей компании входит в компенсационный пакет сотрудников. Для этой цели наша компания заключила договор с оператором сотовой связи.

Вместе с тем не по всем звонкам, совершаемым с корпоративных сотовых номеров, можно учесть расходы в целях налогообложения прибыли, поскольку определенная их часть осуществляется в личных целях. Понятно, что, когда услуги сотовой связи оплачиваются только ограниченному числу сотрудников (например, топ-менеджерам), с обоснованием их производственной необходимости при налоговых проверках проблем обычно нет. Поэтому в таких случаях не возникает необходимости делить эти расходы на производственные и личные.

Но наша компания оплачивает сотовую связь за всех своих сотрудников - а их более 200 человек. И если при этом не делить звонки на совершенные в производственных и личных целях и полностью учитывать их стоимость в налоговых расходах, существует риск, что такие затраты налоговики признают необоснованными. Поскольку ежемесячные расходы компании по этой статье затрат составляют достаточно существенные суммы, для нас обоснование производственной необходимости этих расходов приобретает особую актуальность.

 

СЛОЖИВШАЯСЯ ПРАКТИКА

Прежде чем говорить о внедренной у нас системе учета переговоров по мобильным телефонам, позволяющей без споров с налоговиками включать затраты на связь в налоговые расходы, надо вспомнить сложившуюся сейчас практику. Именно от нее мы отталкивались при решении вопроса о наилучшем подтверждении расходов на «мобильные» переговоры.

Так, расходы на оплату услуг связи относятся к прочим расходам на производство и реализацию (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако необходимым условием отнесения таких затрат на расходы является их соответствие критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. А именно: расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;
обоснованы, то есть экономически оправданы, их оценка выражена в денежной форме;
подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. При этом, как показывает практика, наиболее часто споры возникают при доказывании производственной необходимости затрат.

В письмах Минфина, касающихся вопроса отнесения «мобильных» затрат на расходы, как правило, дан конкретный перечень требований, при выполнении которых компания вправе учесть такие затраты. Так, в письме от 27.07.06 № 03-03-04/3/15 финансисты рекомендуют иметь следующие документы:

• утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу их обязанностей необходимо использование сотовой связи;
• договор с оператором на оказание услуг связи;
• детализированные счета оператора связи;
• лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого работник должен возместить за счет собственных средств (последнее условие не обязательно, лимит, как сказано в письме № 03-03-04/3/15, «может быть установлен»).

При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения с точки зрения Минфина является необходимость для работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях. Отдельные разъяснения в отношении «мобильных» переговоров тех работников, которые находятся в отпусках, а также в выходные и праздничные дни даны в письме Минфина России от 07.12.05 № 03-03-04/1/418. Минфин считает, что и в этих случаях затраты на сотовую связь также могут признаваться расходами для целей налогообложения. То есть у «мобильных» разговоров в нерабочее время также может быть производственная направленность. Арбитражная практика по таким вопросам большей частью складывается в пользу налогоплательщиков.

Сразу же надо отметить, что положительным моментом в судах для налогоплательщика является наличие лимита. В этом случае можно сослаться на то, что в пределах лимита ведутся производственные разговоры, за пределом - личные (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 31.05.06 № КА-А40/4775-06).

Также суды отталкиваются от того, что каждая из сторон должна доказать обстоятельства, на которые она ссылается (ст. 65 АПК РФ). Поэтому, если налоговики не представили безусловные доказательства непроизводственного характера оплаченных разговоров, решения выносятся в пользу компаний. В частности, такие выводы сделаны в постановлениях федеральных арбитражных судов Московского от 10.12.02 № КА-А40/7927-02, Поволжского от 03.03.06 № А65-16020/2005-СА1-29, от 08.09.05 № А57-16258/04-25, Уральского от 14.11.05 № Ф09-5111/05-С7 округов. Надо отдельно подчеркнуть, что, если есть детализированные счета, суды не требуют доказательства производственного характера каждого совершенного звонка (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 31.05.06 № КА-А41/4511-06). Вместе с тем в арбитражной практике есть случаи, когда компании доказывают производственный характер затрат подкреплением перечня абонентов, с которыми велись переговоры, данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации налогоплательщика (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 30.03.06 № А65-16024/2005-СА1-37).

 

НАША СИСТЕМА УЧЕТА

Опираясь на существующую практику, мы, чтобы обосновать производственную направленность затрат на оплату мобильной связи сотрудников, ввели следующую систему.

Во-первых, мы решили в полной мере соблюдать рекомендации Минфина. То есть в нашей компании приказом руководителя утвержден перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. Также по каждому номеру существуют детализированные счета от оператора связи.

Во-вторых, для разделения звонков на производственные и личные мы внедрили систему управления затратами на сотовую связь, в которой ежемесячно обрабатывается информация о звонках всех наших сотрудников. Но при этом мы установили и лимит возмещения оплаты «мобильных» переговоров. Несмотря на то что в арбитражной практике и письмах Минфина наличие лимита рассматривается как одно из условий, мы все же решили, что это не самый объективный критерий производственного характера звонков. Ведь в рамках лимита могут быть как производственные, так и личные звонки. Поэтому, учитывая тенденции к ужесточению налогового законодательства по спорным и неоднозначным вопросам, наши юристы и бухгалтеры склонились к варианту обоснования производственной необходимости по каждому звонку.

Параллельно с этим процессом для целей управления размером затрат на сотовую связь по личным звонкам (как части компенсационного пакета сотрудника) мы внедрили лимиты расходов. В данном случае это лимит для внутренних целей компании, а не лимит в трактовке налоговиков. То есть в расходах для налога на прибыль мы эти суммы не учитываем. Размер лимита для каждого сотрудника устанавливается индивидуально и может зависеть от целого ряда факторов (например, должности, наличия командировок, условий трудового договора и т. п.). И именно в рамках этого лимита компания оплачивает расходы на личные звонки сотрудников. Все, что сверх лимита, удерживается из зарплаты.

Таким образом, у нас в компании лимиты на расходы по сотовой связи существуют только для внутренних целей. Для обоснования производственного характера расходов мы отказались от использования лимита, в рамках которого все расходы по звонкам относятся на расходы, и обосновываем производственную необходимость по каждому звонку. Хочу заметить, что мы возмещаем расходы на все виды услуг сотовой связи, то есть не только сами разговоры, но и SMS, MMS, GPRS. В экономическом смысле это те же расходы на услуги связи. Процедура вычленения производственных услуг поставлена так же, как и по расходам на звонки. Небольшая особенность есть по GPRS, в расшифровках к ежемесячным счетам указан объем трафика, поэтому в Перечне должностей работников ввиду особенностей технологического процесса определено, что GPRS-трафик является производственным в полном объеме.

 

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ

Нам требовалось, чтобы программа не только помогала в целях разделения расходов, но и давала возможность управлять затратами на сотовую связь. Поэтому разработчики по нашему заданию ввели в систему следующие возможности (см. схему «Работа системы»):

• детализация информации о затратах по каждому сотруднику в различных разрезах;
• формирование сводных отчетов по всем номерам компании;
• подключение контрагентов компании. Список номеров формируется из CRM-систем и свободных списков (CRM (Customer Relationship Management) - это база данных с информацией о клиентах компании. Замечу, что, если CRM-система в компании отсутствует, можно использовать так называемые свободные списки, то есть сводные источники данных о контрагентах компании. Например, в нашей компании CRM-система находится в процессе реализации, поэтому используются списки контрагентов. Указывая производственный характер звонков, сотрудник пишет название компании, в которую этот звонок был сделан. Информация сохраняется в специальной базе (свободные списки), и в дальнейшем при наличии звонков на эти номера происходит автозаполнение контрагента из свободного списка;
• управление лимитами сотрудников на сотовую связь;
• формирование заявок каждым сотрудником с целью запросов дополнительного финансирования затрат на сотовую связь по производственной необходимости;
• формирование подготовленной информации для передачи в финансовые учетные системы, чтобы списывать суммы превышения лимитов. Данные о звонках, полученные от оператора связи, ежемесячно загружаются в систему. Детализация информации о затратах на связь каждого сотрудника представлена в следующих разрезах: • продолжительность и стоимость исходящих и входящих звонков;
• количество, продолжительность, стоимость звонков коллегам;
• количество, продолжительность, стоимость звонков контрагентам компании;
• количество, продолжительность, стоимость, город и страна звонков в другие города;
• количество, продолжительность, стоимость, местонахождение звонков в роуминге;
• объем трафика и стоимость по GPRS;
• объем трафика, местонахождение и стоимость по GPRS в роуминге. Возможность подключения механизма определения, был ли сотрудник в командировке, на основании данных кадровых систем;
• количество и стоимость SMS и MMS.

Общие затраты компании на внедрение составили 135 000 руб. В результате в бухгалтерию ежемесячно передаются данные о производственных и личных расходах на сотовую связь по корпоративному договору с оператором связи. По каждому производственному звонку есть информация о контрагенте, с которым состоялся разговор. Расходы на производственные звонки в полном объеме учитываются в расходах, НДС возмещается из бюджета.

Сумма расходов по личным звонкам сотрудников сверх установленного индивидуального лимита удерживается из их зарплаты. Хочу отметить, что к внедрению системы практически все сотрудники отнеслись с завидным пониманием. Были небольшие технические проблемы и связанные с ними неточности в начислениях и удержаниях, но они носили выборочный характер в связи с какими-то очень индивидуальными действиями сотрудников в системе.

Но в общем система оказалось прозрачной и для компании, и для сотрудников. Приведу пример на цифрах. Общие расходы сотрудника за месяц - 3000 руб., производственный характер подтвержден по 2000 руб. (соответственно личные звонки составили 1000 руб.), индивидуальный лимит - 1200 руб. Таким образом, все личные звонки совершены в рамках лимита и удержания из зарплаты не производятся. В то же время расходы по личным звонкам в размере 1000 руб. оплачиваются компанией. Затраты в рамках индивидуального лимита оплачивает наша компания. Таким образом, стоимость личных переговоров сотрудника не признается в расходах по прибыли, а следовательно, не является объектом обложения ЕСН на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ. Аналогично решается вопрос и со страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). А вот для целей исчисления НДФЛ стоимость личных разговоров сотрудника, оплаченных за него компанией, является доходом, полученным сотрудником в натуральной форме, и облагается по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). С помощью такого порядка учета звонков мы максимально снизили риск отказа налоговиков в признании этих расходов для целей налогообложения. Кроме этого, внедрение системы позволило организовать управление расходами на сотовую связь и оптимизировать их за счет четкого разделения звонков на производственные и личные.

 

ОЦЕНКА БЕЗОПАСНОСТИ
Дмитрий ГРИГОРЕНКО,
советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:
- Приведенный механизм управления расходами на сотовую связь наиболее оптимален с точки зрения минимизации налоговых рисков. Компания фактически делает то же самое, что в случае налоговой проверки будет делать инспектор: через детализированный отчет разделяет звонки на производственные и личные.

Константин НОВОСЕЛОВ, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, к. э. н.:
- Полагаю, что детализированный счет оператора не должен подразумевать детализацию всех без исключения звонков. А вот в разрезе оказанных услуг, конечно, детализация должна быть (абонентская плата, услуги междугородной, международной связи, услуги роуминга, SMS). И поддерживаю мнение, что звонок, например, в отпуске автоматически не означает его непроизводственный характер. Ведь могут решаться разные вопросы. А вдруг возникла чрезвычайная ситуация?

Григорий ЛАЛАЕВ, консультант отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России: - Если у компании помимо указанного Минфином перечня документов есть еще и возможность, используя систему учета затрат на сотовую связь, подтвердить производственный характер звонков, проблем с обоснованностью этих расходов возникнуть не должно.

 

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы