Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Удержание НДФЛ с подотчетника

14 октября   2  

Инспекция доначислила НДФЛ на просроченную задолженность подотчетника. Организация не согласна с чиновниками. Предприятием приняты меры по взысканию долга. ИФНС не доказала, что работник вправе свободно распоряжаться средствами. Все это свидетельствует об отсутствии дохода (постановление АС Центрального округа от 19.07.16 № А36-5689/2015)

Расчет и удержание НДФЛ с подотчетных

Работнику выданы деньги под отчет. Об их использовании сотрудник не отчитался (хотя со дня, отведенного для отчета, прошло более года), деньги в кассу не вернул. Поэтому инспекция доначислила НДФЛ. В аналогичной ситуации могут потребовать и взносы во внебюджетные фонды (письмо Минтруда России от 12.12.14 № 17–3/В-609, приложение к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250).

Рассматривая начисление взносов, суд напоминает: их берут с тех выплат персоналу, что выданы в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). А подотчетные средства нельзя приравнивать к зарплате и другим выплатам, входящим в облагаемую оплату труда. Значит, требование об уплате взносов незаконно. Так сообщали многие судьи (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.07.13 № А43-14173/2012, АС Западно-Сибирского от 30.09.14 № А27-16522/2013 и Поволжского от 09.12.15 № Ф06-3232/2015 округов и др.).


Ограничение наличных расчетов нарушено. Как учесть расходы


По НДФЛ нет единой практики. Отдельные судьи полагают: поскольку задолженность сотрудника не списана, то спорные суммы нельзя относить к доходам физлица, НДФЛ недопустим*. По нашему мнению, такая позиция обоснованна, но ее не везде придерживаются. Сейчас арбитраж все чаще указывает: если компания не принимает мер по взысканию просроченных долгов, то она фактически выплачивает доход физлицу. Поэтому надо удержать НДФЛ или сообщить в инспекцию о невозможности его взыскания (см. постановления ФАС Западно-Сибирского от 19.02.14 № А45-25321/2012, АС Северо-Западного от 21.04.16 № А26-8332/2014 и Центрального от 24.12.15 № Ф10-4388/2015 округов)**. Также арбитраж признает законность пеней. Суд подтверждает и оправданность 20-процентного штрафа за неуплату НДФЛ, взимаемого по статье 123 НК РФ.

* О недопустимости НДФЛ сказано в постановлениях ФАС Поволжского от 01.04.13 № А55-15647/2012, Северо-Кавказского от 14.09.09 № А32-27520/2008–19/520, Уральского от 20.05.10 № Ф09-3619/10-С2 округов и др.
** Суд требует именно удержать НДФЛ или сообщить о невозможности взыскания. Заставляя компанию внести налог из своих средств, ИФНС проиграет спор (постановления ФАС Московского от 11.04.11 № КА-А40/1664-11-2, Поволжского от 23.07.09 № А57-5229/2008 округов и др.). Такая уплата запрещена пунктом 9 статьи 226 НК РФ.

Директор без зарплаты – фонды без взносов


Исчисление НДФЛ с подотчетных

Иная ситуация, когда компания пыталась взыскать долг.

Пример

Срок, на который выданы подотчетные суммы, истек. Но не прошел трехлетний срок давности, введенный в статье 196 ГК РФ. Значит, предприятие может потребовать свои средства, и это один из аргументов против начисления НДФЛ***.

Другой довод — действия самой организации. Она приняла решение об удержании задолженности из зарплаты. Кроме того, обратилась с судебным иском к работнику, требуя погашения им долга. Предприятие не списывает задолженность. Значит, не относит спорные суммы к тем, которыми физлицо может распоряжаться. Если сотрудник не вправе распоряжаться средствами, то у него нет дохода. Это вывод из пункта 1 статьи 210 НК РФ, и он не позволяет доначислить НДФЛ. Так сообщил Девятнадцатый ААС (постановление от 05.04.16 № А36-5689/2015). С ним согласился АС Центрального округа в комментируемом постановлении.

Компания вправе приводить и другие доводы, свидетельствующие о принятии мер по взысканию долга. Это, в частности, письма с требованием о погашении выданных авансов, направленные подотчетнику. Или его расписка, где приведен срок погашения долга. Или акты сверки, свидетельствующие о признании задолженности сотрудником (в актах желательно прописывать ожидаемые сроки погашения).

Иногда предприятие и работник подписывают соглашения о новации, по которому спорная сумма признается займом, предоставленным физлицу. Но мы не рекомендуем использовать подобные соглашения. Ведь если заем беспроцентный или выдан под низкую ставку (менее 2/3 учетной ставки ЦБ РФ), то нужно определить материальную выгоду. Ее рассчитывают со дня подписания соглашения о новации, облагая налогом по 35-процентной ставке (п. 2 ст. 224 НК РФ).

*** Если трехлетний срок давности истек, то суд одобряет начисление НДФЛ с непогашенного долга (пример — постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.16 № А66-8581/2015).

Возможна ситуация, когда подотчетные суммы возвращены по истечении проверяемого периода. Тогда документы на возврат стоит предъявить ревизорам. Скорее всего, они откажутся от доначисления НДФЛ. Если инспекция все-таки доначислит налог, то она проиграет суд (постановление ФАС Поволжского округа от 13.03.14 № А65-15313/2013). Арбитраж примет документы на возврат, даже если они не предъявлены в ходе проверки. Это вывод из постановления Четвертого ААС от 25.03.15 № А19-16749/2014 (оставлено без изменений постановлением АС Восточно-Сибирского округа от 03.07.15 № А19-16749/2014). Он соответствует части 3 статьи 65 АПК РФ, где подчеркнута лишь необходимость предоставления доказательств «до начала судебного заседания» первой инстанции. И не сказано, что к доказательствам относят лишь те документы, что предъявлены во время проверки.

Срок использования подотчетных сумм

Если подотчетные средства выданы для командировки, то сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В остальных ситуациях авансовый отчет представляют в течение трех дней с момента окончания срока, установленного компанией. Так сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». Там не запрещено вводить разные сроки, зависящие от должности сотрудника, места его работы и т. п. В частности, максимальный срок может быть установлен для генерального директора, если он не сразу отчитывается о произведенных расходах.

Пример

Руководителем предприятия издан приказ, где перечислены фамилии либо должности сотрудников, которым могут быть предоставлены средства под отчет. Там же указано: «подотчетные средства предоставляются на семь рабочих дней, но этот срок может быть увеличен на основании отдельного приказа организации. Кроме того, этот срок не распространяется на выдачу средств генеральному директору и руководителю отдела снабжения. Им подотчетные средства предоставляются на три календарных месяца (для генерального директора) или на один календарный месяц (для руководителя отдела снабжения)».

В приказ вводят только общие правила выдачи подотчетных средств. Основанием для каждой конкретной выплаты должно быть заявление работника с указанием требуемой суммы и срока предоставления авансового отчета. На практике этот документ не все заполняют и за его отсутствие не штрафуют. Но все-таки лучше оформлять заявление — о его необходимости сказано в пункте 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У.

Несвоевременный возврат подотчетных сумм — нарушение, но за него не предусмотрено наказание. Задержка с оформлением отчета или возвратом средств не приводит и к доначислению НДФЛ. Правда, отдельные чиновники полагают: работник получил материальную выгоду, временно распоряжаясь подотчетными суммами, и с нее нужно рассчитать НДФЛ. Но это противоречит пункту 1 статьи 212 НК РФ, где перечислена облагаемая материальная выгода. К ней относят суммы, полученные от временного использования средств, но только поступивших по договорам кредита или займа. В нашем случае подобные договоры не оформлялись.

Решения судов по похожим спорам

В комментируемом деле показаны индивидуальные аргументы, и нельзя привести аналогичные решения.

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы