Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Как снизить налоговые риски при помощи деловой переписки

4 сентября 2014   1064  

Как переписка с контрагентом поможет спасти расходы по сделке

Когда электронная переписка сможет заменить бумажную

Какие нюансы делового общения позволяют защититься в суде

Чтобы доказать нереальность той или иной сделки, налоговики сейчас находят все более изощренные аргументы. Но и компании при выстраивании линии защиты не отстают от проверяющих.

Анализ судебной практики за 2012–2014 годы показывает, что все чаще компании используют для защиты своей позиции такой вид доказательств, как деловая переписка. Это, в частности, деловое общение по электронной почте, бумажные письма производителей в адрес продавцов и посредников, а также переписка налогоплательщиков с контролирующими органами. Практика представления суду переписки помогает компаниям доказать реальность спорной сделки, обосновать расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС (например, постановления федеральных арбитражных судов Волго-Вятского от16.12.13 №А79-14012/2012, Поволжского от24.12.13 №А12-5913/2013, от01.04.14 №А72-12341/2012, Восточно-Сибирского от10.04.13 №А19-17726/2012 и от12.04.13 №А19-18231/2012, Московского от11.03.12 №А40-45231/11-129-198 округов). При проведении анализа судебных решений за последние три года удалось выяснить, в каких ситуациях компаниям удается защититься от претензий налоговиков с помощью такого нестандартного аргумента. Практика показывает, что наиболее эффективны ссылки на переписку в случае дорогостоящих или посреднических сделок, при отстаивании расходов на ремонт, а также в ситуации, когда организация стремится подтвердить свое намерение использовать объект основных средств определенным образом. Например, перепродать.

Сохраняя всю переписку с контрагентом, компания снижает налоговые риски по крупным сделкам

Не секрет, что при проверке налоговики в первую очередь обращают внимание на крупные сделки. В связи с этим к документальному оформлению таких договоров компании подходят с большим вниманием. Но, как показывает практика, даже правильно оформленные документы не гарантируют стопроцентную защиту компании. И зачастую на помощь приходит деловая переписка между партнерами по сделке.

Так, в одном из дел, которое рассматривал Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа, инспекторы отказали обществу в вычете НДС, даже несмотря на то, что вся документация по двум спорным договорам была в порядке (договоры, спецификации, накладные, счета-фаткуры и т. п.). В свою защиту компания в суде привела неожиданный, но действенный аргумент — полный архив переписки с контрагентом о согласовании условий сделок на общую сумму более 750 млн рублей. Из писем следовало, что спорные договоры поставки были технически сложными и дорогостоящими, поэтому стороны детально обсуждали каждый нюанс. В результате суд пришел к выводу, что такое деловое общение подтверждает реальные намерения совершить сделку, а не получить необоснованную налоговую выгоду (постановление от26.08.13 №А45-29254/2012).

Таким образом, в случае если у компании планируется крупная, и особенно технически сложная, сделка, то безопаснее сохранять любые доказательства согласования ее условий. Это может быть переписка менеджеров по электронной почте, обмен письмами от имени коммерческих директоров и других сотрудников. Главное — чтобы из такого общения была видна экономическая заинтересованность обеих сторон по сделке.

Переписка с изготовителем оборудования подтвердит необходимость привлечения посредника

Налоговики считают, что «построение финансово-хозяйственной деятельности на основе заключения договоров с контрагентами-перекупщиками или посредниками без наличия разумных экономических причин (деловой цели)» — один из критериев риска назначения выездной проверки (Концепция системы планирования выездных налоговых проверок, утвержденная приказом ФНС России от30.05.07 №ММ-3-06/333@). Получается, что один лишь факт того, что партнер компании является посредником, наводит контролеров на мысль о наличии схемы ухода от налогов. Поэтому подбор аргументов в защиту обоснованности такого рода сделок всегда актуален.

Действенным аргументом компании в рассматриваемой ситуации является деловая переписка. В частности, в одном из дел, которое рассматривал Федеральный арбитражный суд Московского округа, обществу удалось доказать правомерность приобретения дорогостоящего оборудования не напрямую у бельгийского производителя, а через российского посредника. Суд принял в качестве доказательства коммерческое предложение, последующую переписку о согласовании поставки через посредника, а также логистическую схему такой поставки. Поскольку все документы по спорной сделке были оформлены надлежащим образом (акты приемки, товарные накладные, счета-фактуры), арбитры подтвердили реальность договора и поддержали компанию (постановление от07.03.14 №А40-154006/12).

В другом деле, рассмотренном Федеральным арбитражным судом Московского округа, налоговики также заявили о нецелесообразности привлечения посредника. По мнению контролеров, проверяемая компания как крупный покупатель имела возможность подписать договор с производителем продукции напрямую, то есть без участия посредника. Однако налогоплательщик представил в суд деловую переписку с изготовителем, который довел до сведения организации, что поставщиком оборудования будет являться официальный дилер завода. К тому же в рамках переписки проверяемое общество запросило информацию о контрагенте, ценах и условиях поставки оборудования. Указанные письма подтверждали и факт отгрузки посреднику спорных объектов. Кроме того, производитель и ранее диктовал условия поставки таких объектов, поэтому компания могла приобрести необходимое ей оборудование только с помощью спорного посредника (постановление от13.07.12 №А40-108846/10-35-572).

Отметим, что проверяющие нередко и сами обращаются к изготовителям товаров с просьбой обосновать экономический смысл той или иной сделки, заключенной с проверяемой компанией. Исход дела, как показывает практика, зависит от результата такого общения. Например, в одном из дел компании удалось отстоять правомерность дорогостоящего ремонта новых вагонов, поскольку их изготовитель в переписке с инспекцией грамотно объяснил возможность проведения спорных работ (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от19.03.14 №А40-54826/13). В письме он подтвердил, что «на новых вагонах не исключены работы, которые могут произвести собственники для улучшения технико-экономических показателей путем замены ряда деталей, узлов и агрегатов на более современные, что способствует увеличению сроков межремонтных пробегов, что, в свою очередь, в будущем может выгодно сказаться на проведении плановых видов ремонтных работ».

Намерение компании перепродать объект может подтверждаться деловой перепиской

Намерения компании — важное для налоговых целей сопутствующее сделке обстоятельство. Нередко лишь на них и основываются налоговые последствия хозяйственной операции. Пример тому — направленность расходов на получение дохода, предположение об использовании объекта в деятельности, облагаемой НДС, планы перепродать объект в будущем.

К примеру, в последнем случае налоговики все чаще приводят довод о том, что такие заявления организации — лишь способ экономии на налоге на имущество. На самом деле объект подпадает под признаки основного средства, а не товара (постановления федеральных арбитражных судов Московского от27.10.10 №КА-А40/11434-10-2, Поволжского от27.01.09 №А65-9168/2008, от20.02.12 №А55-6362/2011 округов).

В свою очередь компании в качестве аргумента представляют переписку со своими контрагентами, свидетельствующую о намерении перепродать объект в будущем. Арбитражные суды, как правило, принимают такие доказательства и поддерживают налогоплательщиков (например, постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от21.03.13 №А17-2944/2012). Причем судебных решений в пользу налоговиков найти не удалось.

Кроме того, доказательства в виде деловой переписки могут сработать и в других случаях. Например, когда компания пытается обосновать приобретение того или иного имущества с целью получения дохода, а также подтвердить намерение использовать его определенным образом (например, сдавать в аренду).

Электронная переписка между сотрудниками компании тоже может быть аргументом в суде

Практически в любой компании сотрудники ведут внутреннюю переписку по электронной почте. Выяснилось, ее содержание может пригодиться и при защите налоговых схем. Практика показывает, что суды принимают внутрикорпоративную электронную переписку в качестве надлежащего доказательства налоговой добросовестности компании.

Зачастую дело доходит до абсурда. Не секрет, что при отсутствии достаточного документального оформления учесть налоговые расходы компании вряд ли удастся. Особенно если речь идет о выполнении ремонтных работ. Однако одной из владимирских компаний удалось отстоять затраты, несмотря на то, что не было в наличии никаких бумаг, свидетельствующих о выявленных повреждениях и обосновывающих необходимость замены запасных частей (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от08.11.12 №А11-6321/2011).

дословно

Оценив представленные в дело документы в совокупности взаимной связи, в том числе показания Камышникова П.С. (начальник участка технического обслуживания общества), интернет-переписку бывшего главного бухгалтера общества Трифоновой Л.Ю. с учредителем общества Назаровой Е.Н., с учетом того, что налоговым законодательством не установлен перечень документов, которыми должны подтверждаться расходы на ремонт, суд апелляционной инстанции пришел к выводу о доказанности обществом несения расходов в заявленной сумме в рамках программы ТО-1.

Получается, что только интернет-переписка главного бухгалтера с учредителем компании доказала факт несения расходов на ремонт. По сути, их письма суд включил в открытый перечень документов, подтверждающих затраты.

Чтобы переписка стала действенным аргументом, ее оформляют особым образом

При оспаривании той или иной сделки налоговики нередко трактуют положения договора в свою пользу, исключая шансы компании на защиту. Однако Гражданский кодекс допускает оценивать суть договора не только исходя из его положений, но и из предшествующей его заключению переписки.

В частности, при толковании условий договора суд принимает во внимание буквальное значение содержащихся в нем слов и выражений. А при возникновении неясностей в формулировках сделки суд принимает во внимание сопутствующие обстоятельства. В том числе предшествующие договору переговоры и переписку. А также практику и обычаи делового оборота, используемые в отношениях сторон, и фактическое поведение компаний при исполнении сделки (ст. 431 ГКРФ).

Арбитражная практика подтверждает, что суды при вынесении решений по налоговым делам часто придерживаются указанных правил. Особенно при установлении реальности сделки (например, постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского от10.04.13 №А19-17726/2012 и от12.04.13 №А19-18231/2012, Поволжского от01.04.14 №А72-12341/2012 округов).

Таким образом, компании могут смело заручаться доказательствами своей правоты в виде задокументированной деловой переписки. Главное — грамотно ее оформить, чтобы у арбитров не возникло сомнений в ее подлинности. Так, если речь идет о письмах (в том числе в электронном виде), то важно позаботиться об их реквизитах. В частности, при представлении доказательств суду идентифицировать дату, время отправки письма, его автора, адреса электронной почты, с которых оно отправлено и кому. Если таких идентифицирующих признаков не будет, то суд может признать деловую переписку ненадлежащим доказательством (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от23.12.13 №А70-2439/2013).

Кроме того, компания может разработать внутренний документ — «Дневник деловой переписки». В нем секретарь может визировать дату и время отправленного или принятого письма. А также указывать наименование адресата, краткое содержание делового письма (например, допсоглашение о согласовании условий поставки, проект договора, письмо-уведомление) и результат переписки (см. упомянутое выше постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа).

Отсутствие переписки с партнером может стать аргументом в пользу налоговиков

Учитывая, что за последние три года тенденции в арбитражных судах, где фигурировала деловая переписка, складываются в пользу налогоплательщиков, проверяющие перестали недооценивать такой вид доказательств. В связи с этим налоговики стали чаще заявлять в суде о том, что реальность сделки не подтверждается какой-либо деловой перепиской сторон.

К примеру, Федеральный арбитражный суд Поволжского округа согласился с доводом налоговиков, что документов, подтверждающих существование реальных хозяйственных отношений с указанным контрагентом (переписка, телефонограммы), налогоплательщик не имеет. Судьи пришли к выводу, что доначисление налогов, пеней и штрафов правомерно (постановление от25.02.14 №А57-9047/2013).

Но такие решения, как правило, единичны. В частности, в другом деле контролеры привели довод о том, что проверяемая компания не представила проверяющим спецификации к договору, товарно-транспортные накладные, а также переписку с контрагентом. Однако Федеральный арбитражный суд Московского округа пришел к выводу, что таких аргументов недостаточно, и отменил доначисления налоговиков (постановление от11.11.13 №А40-149516/12).

 

Переписка помогла доказать, что пенсионер не мог работать предпринимателем

Налоговики и проверяющие из фондов доначислили физлицу налоги и страховые взносы. Поскольку он не подал заявление о снятии с учета в качестве индивидуального предпринимателя. По мнению налоговиков и ревизоров из фондов, пожилой человек фактически продолжал осуществлять предпринимательскую деятельность, а значит, был обязан платить налоги и взносы в бюджет. Однако физлицо представило в арбитражный суд переписку с налоговой инспекцией и ПФР. Из писем следует, что человек ограничен в возможности передвижения по состоянию здоровья, при этом он проживает в селе, где отсутствует нотариус. Указанную в переписке информацию суд счел обстоятельством исключительного характера, которое не позволило предпринимателю своевременно обратиться в контролирующие органы с заявлением о снятии его с учета в качестве ИП (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от15.01.13 №А46-16939/2011).

 

В каких ситуациях компаниям удается доказать реальность сделки с помощью деловой переписки? чаще всего организациям удается защититься от претензий налоговиков с помощью деловой переписки в случае совершения дорогостоящих или посреднических сделок; практически ни в каких ситуациях шансов защититься нет, поскольку деловая переписка является слишком изощренным аргументом, который редко используется на практике. При проведении анализа судебных решений за последние три года выяснилось, в каких ситуациях компаниям удается защититься от претензий налоговиков с помощью деловой переписки. Наиболее эффективны ссылки на переписку в случае дорогостоящих или посреднических сделок, при отстаивании расходов на ремонт, а также в ситуации, когда организация стремится подтвердить свое намерение использовать объект определенным образом. Например, перепродать.

 

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы