Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Требование к подотчетнику, которое поможет защититься от доначислений

20 мая 2014   1448  

Как документ позволит сэкономить. На практике часто встречается ситуация, когда сотрудники в течение длительного времени не представляют авансовые отчеты с оправдательными документами, а также не возвращают неизрасходованные подотчетные суммы. По мнению проверяющих, если доказательства расходования работником подотчетных сумм и оприходования организацией материальных ценностей отсутствуют, то данные денежные средства являются доходом подотчетного лица (п. 8 письма ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263).

Следовательно, компания обязана исчислить, удержать и уплатить НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ). При этом налоговики ссылаются на правовую позицию, отраженную в постановлениях Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 и 13510/12. Аналогичные решения в пользу налоговиков принимали и нижестоящие суды (постановления федеральных арбитражных судов Западно-Сибирского от 23.12.13 № А27-1862/2013, Восточно-Сибирского от 24.01.14 № А19-2278/2013 округов).Указанные споры основаны на толковании положений статей 209 и 210 НК РФ. Однако Налоговый кодекс не содержит прямого указания на то, что выданные под отчет деньги являются доходом сотрудника или могут становиться им при наличии определенных обстоятельств.

Так, в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012 суд отметил, что фискалы не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные работникам под отчет, в доходы этих граждан, пока не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке. Более того, суд установил, что в настоящее время заявитель предпринимает действия по взысканию с работников средств, расходование которых документально не подтверждено.

По мнению Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа, средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров, работ, услуг, не являются его доходом по смыслу статьи 209 НК РФ (постановление от 19.04.06 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1). К аналогичным выводам судьи приходили и во множестве других подобных споров (постановления федеральных арбитражных судов Московского от 16.06.10 № КА-А40/5879-10-3, Волго-Вятского от 12.11.08 № А43-3598/2008-6-65 округов).

Минфин России также считает, что денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены. И пока существует такая возможность, не являются его доходом. При этом организация должна принять все предусмотренные законодательством меры по возвращению средств, выданных под отчет (письмо от 24.09.09 № 03-03-06/1/610).

Таким образом, действия организации, направленные на истребование с подотчетного лица денежных средств, за которые оно не отчиталось в установленный срок, будут свидетельствовать о непризнании организацией выданных подотчетных сумм в качестве дохода физлица. Компания может письменно обратиться к каждому подотчетнику с требованием о возврате денежных средств и о предоставлении авансового отчета с приложением оправдательных документов.

Такой документ позволит снизить риск привлечения компании к налоговой ответственности за неудержание и неперечисление НДФЛ в бюджет (ст. 123 НК РФ). Кроме того, указанное требование будет стимулировать сотрудников вернуть неизрасходованные суммы или отчитаться за них. К тому же признание подотчетником суммы долга является обстоятельством, которое может послужить причиной для прерывания срока исковой давности (ст. 196, 203 ГК РФ).

В каком виде составляется. Требование о предоставлении авансового отчета и о возврате неизрасходованных подотчетных сумм компания вправе составить в произвольной форме. Документ лучше всего заверить печатью и личной подписью руководителя организации. А для подписания главбухом указанного требования необходимо выдать ему соответствующую доверенность либо убедиться в том, что в организации действует локальный акт, обязывающий работников выполнять требования главбуха.

Что обязательно должно быть в документе. Необходимо указать фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, в адрес которого выставляется требование. Отметить реквизиты первичных документов, подтверждающих факт выдачи денег под отчет. А также зафиксировать срок представления авансового отчета, оправдательных документов и возврата неизрасходованных средств.

Кроме того, необходимо указать срок, по истечении которого сотрудник должен был представить авансовый отчет или вернуть денежные средства. Помимо этого в требовании нужно зафиксировать условие о том, что если сотрудник не вернет деньги или не представит авансовый отчет в установленный срок, то руководитель компании издаст приказ о взыскании задолженности из зарплаты работника.

Дополнительные меры безопасности. Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Однако этот срок должен установить руководитель компании, сделав соответствующую запись на заявлении работника о выдаче ему подотчетных сумм. Если срок возврата установлен, то не позже трех рабочих дней после его окончания работник должен отчитаться за полученные деньги (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П).

Для снижения налоговых рисков компания может в приказе руководителя для каждой категории сотрудников установить разумные рамки сроков, на который выдаются подотчетные суммы (п. 3 ст. 53 ГК РФ). Например, «специалистам отдела снабжения – не более 90 рабочих дней». Или же разработать специальное положение, регулирующее порядок выдачи денежных средств под отчет.

Отметим, что если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то эти деньги удерживаются из его зарплаты (ст. 137, 138 ТК РФ). Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому нужно получить письменное согласие работника о том, что он не возражает против удержаний. Иначе взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 248 ТК РФ).

Фрагмент требования главного бухгалтера о представлении авансового отчета и возврате неизрасходованных средств

 

 

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы