Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Положение о коммерческой тайне, ограничивающее доступ к налоговой информации

28 февраля 2014   389  

Как документ позволит сэкономить. Положение о коммерческой тайне может стать серьезной защитой при истребовании информации правоохранительными органами. Отчасти оно поможет организации и в ограничении активности налоговиков.

Как документ позволит сэкономить. Положение о коммерческой тайне может стать серьезной защитой при истребовании информации правоохранительными органами. Отчасти оно поможет организации и в ограничении активности налоговиков.

Напомним, что коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, который позволяет ее обладателю увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 29.07.04 № 98-ФЗ, далее – Закон). Сведения, составляющие коммерческую тайну, должны иметь действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам. При этом у третьих лиц нет свободного доступа к этой информации на законном основании (п. 2 ст. 3 Закона).

В силу пункта 3 статьи 183 УПК РФ выемка предметов и документов, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, производится исключительно на основании судебного решения. Правоохранительным и иным государственным органам, чтобы получить доступ к документам, подпадающим под положение о коммерческой тайне, необходимо составить мотивированный запрос. Этот запрос должен быть подписан уполномоченным лицом, содержать цели и правовые основания истребования информации, а также срок предоставления этой информации. В случае отказа компании в представлении сведений государственный орган вправе затребовать их через суд (п. 1, 2 ст. 6 Закона). Тогда уже судьи будут решать вопрос о том, мотивировано требование государственного органа или нет. Можно сказать, что это обстоятельство является дополнительной защитой от произвола чиновников.

К сожалению, положение о коммерческой тайне не дает эффективной защиты при проведении камеральной или выездной налоговой проверки. Дело в том, что налоговое законодательство не препятствует контролерам осуществлять выемку документов и предметов (ст. 94 НК РФ), даже если они содержат информацию, составляющую коммерческую тайну. Причем для этого проверяющим даже не потребуется получать решение суда.

Однако налоговики получают информацию не только из документов, но и от свидетелей в ходе допросов ( ст. 90 НК РФ ). По большинству налоговых дел такими свидетелями являются рядовые сотрудники различных служб компании. При наличии грамотно составленного положения о коммерческой тайне контролерам не удастся получить от работников проверяемой организации охраняемые им сведения. Что, несомненно, позволит избежать многих неловких ситуаций, затруднив проверяющим сбор информации о подозрительной сделке.

Кроме того, с помощью положения о коммерческой тайне компания может отказать налоговикам в предоставлении информации в отношении дружественных контрагентов. Напомним, что инспекторы вправе запросить информацию у контрагентов проверяемой организации как при выездной, так и при камеральной проверке (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). В случае если у контрагента нет проверки, то налоговики могут истребовать только информацию о конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ). При этом компания должна представить запрашиваемые сведения в течение пяти дней со дня получения требования или в тот же срок сообщить, что не располагает требуемой информацией (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Но если документы по сделке с контрагентом подпадают под режим коммерческой тайны, компания вправе отказать налоговикам в их представлении.

В каком виде составляется. Положение о коммерческой тайне составляется в произвольной форме и утверждается генеральным директором организации. При этом в трудовой договор сотрудника, допущенного к секретной информации, необходимо внести пункт о неразглашении таких сведений (ст. 57 ТК РФ, п. 6 ст. 11 Закона). Работники компании должны быть ознакомлены с Положением о коммерческой тайне под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Что обязательно должно быть в документе. Прежде всего, в Положении необходимо отразить перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Напомним, что коммерческой тайной может быть только информация, а не вещественные объекты (п. 1 ст. 1 Закона). К информации, которая составляет коммерческую тайну, относятся производственные, технические, экономические, организационные и иные сведения, а также способы осуществления профессиональной деятельности (ст. 1465 ГК РФ). Например, все сведения, имеющиеся у общества о своих контрагентах, информация о месте жительства учредителей компании, их паспортных данных.

Существует перечень сведений, которые компания не вправе объявить коммерческой тайной ни при каких условиях. Это, в частности, общедоступная информация, содержащаяся в учредительных документах, а также документах, подтверждающих факт внесения записей в ЕГРЮЛ. Кроме того, режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении сведений о численности и составе сотрудников, о системе оплаты труда, о задолженности по выплате зарплаты и по иным социальным выплатам, о нарушениях законодательства и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений. Перечень сведений, которые не относятся к коммерческой тайне, является закрытым (ст. 5 Закона). Всю остальную информацию можно засекретить.

Далее нужно зафиксировать режим охраны конфиденциальной информации. Для этого целесообразно четко определить перечень сотрудников компании, имеющих доступ к секретным сведениям.

Также разумно указать в документе, что за разглашение коммерческой тайны предусмотрена дисциплинарная, материальная и даже уголовная ответственность (ч. 2–4 ст. 183 УК РФ). К сотруднику, допустившему разглашение коммерческой тайны, могут быть применены меры дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения (ч. 1 ст. 192, подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ). К тому же работник, нарушивший режим коммерческой тайны, при наличии вины несет полную материальную ответственность в виде возмещения ущерба, причиненного разглашением сведений (п. 7 ст. 243 ТК РФ).

Кроме того, в Положении необходимо отразить обязанности сотрудников по обеспечению сохранности информации, которая является коммерческой тайной. Например, указать на то, что сотрудники обязуются не разглашать и не предоставлять секретные сведения, а также не использовать их в личных целях. Кроме того, из Положения должно четко следовать, что работник обязан возместить причиненный организации ущерб в случае, если он окажется виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну.

Дополнительные меры безопасности. Для снижения налоговых рисков, связанных с истребованием информации, желательно не конкретизировать засекречиваемые сведения, безопаснее ограничиться их общими характеристиками. К примеру, можно установить режим коммерческой тайны на всю деловую переписку сотрудников компании с контрагентами.

Очевидно, что компании целесообразно ограничить доступ должностных лиц к секретной информации. В частности, особо важные документы должны храниться в сейфе, а жесткие диски ЭВМ иметь пароли, доступные только определенным лицам.

Кроме того, если информация, составляющая коммерческую тайну, содержится на материальных носителях, то на каждом из них желательно проставлять гриф «Коммерческая тайна» с указанием полного наименования и местонахождения компании. Для усиления налоговой безопасности такой гриф можно проставлять как на документах, так и на дисках, флеш-накопителях. Ведь отсутствие такого грифа может послужить основанием для признания режима коммерческой тайны неустановленным.

Отметим также, что в текст писем, отправляемых по электронной почте, целесообразно включать сообщение следующего содержания: «Это сообщение строго конфиденциально. Использование информации, содержащейся в настоящем сообщении, допускается с соблюдением требований законодательства РФ и соглашений о коммерческой тайне».

Фрагмент Положения о коммерческой тайне, позволяющего отказать проверяющим в предоставлении информации

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы