Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Смета представительских расходов, которая обоснует проведение деловых мероприятий

28 января 2011   3735  

Компания может сэкономить на налоге на прибыль, признав сумму представительских расходов. Но налоговики, как правило, оспаривают обоснованность таких затрат, требуя подтвердить проведение официального мероприятия дополнительными документами, в частности сметой.


  Скачать шаблон документа в формате Word
 

Как документ позволит сэкономить. Положения пункта 2 статьи 264 НК РФ дают компаниям возможность сэкономить налог на прибыль, признав сумму представительских расходов. Но налоговики, как правило, оспаривают обоснованность таких затрат, требуя подтвердить проведение официального мероприятия или встречи дополнительными документами. В частности, сметой представительских расходов (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.07 № 20-12/034115).

Минфин России в этом вопросе занимает позицию контролеров. В письме от 22.03.10 № 03-03-06/4/26 чиновники упомянули смету в закрытом перечне документов, которыми компания обязана подтверждать представительские расходы.

Судебная практика по этому вопросу не столь многочисленна. Из последних решений в пользу того, что смета не нужна, высказался Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 16.07.08 № А56-15358/2007. В то время как споры, где налогоплательщик представляет этот документ, часто решаются в его пользу (постановления федеральных арбитражных судов Московского от 04.08.10 № КА-А40/6672-10, от 05.10.10 № КА-А41/11224-10, Восточно-Сибирского от 07.09.09 № А78-6156/08 округов). Таким образом, чтобы избежать проблем при учете представительских расходов, безопаснее заранее составить их смету.

В каком виде составляется. В виде внутреннего документа компании в произвольной форме. Смета согласовывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Типовая форма документа прикладывается к бухгалтерской учетной политике в качестве внутреннего регистра. Сама смета обычно пересматривается каждый квартал.

Что обязательно должно быть в документе. Составлять смету представительских расходов удобнее на отчетный период. В этом случае вероятность роста цен на тот или иной расход намного меньше, чем если предельные суммы утверждать на целый год.

В смете можно прописать, что предельная величина затрат определялась исходя из средней цены на услуги с учетом ее максимально возможного отклонения от рыночного уровня в сторону увеличения. В НК РФ такой предел установлен в размере 20 процентов (ст. 40 НК РФ). Этот обезопасит компанию в случае предъявления претензий налоговиков к предельной величине затрат.

Из документа должно быть четко видно, какие мероприятия компания может запланировать в отчетном периоде в представительских целях и в каких суммах может на них потратиться. При этом перечень возможных мероприятий должен соответствовать деятельности общества. К примеру, если компания занимается исключительно поставками продуктов питания на продовольственные рынки, то вряд ли у нее будет необходимость устраивать дорогостоящие официальные приемы для своих покупателей. Наоборот, если у организации есть серьезные контрагенты, от переговоров с которыми зависит судьба крупного контракта, то обоснованность представительских расходов будет налицо. Причем, даже если переговоры проводятся не с действующими клиентами, а только лишь с потенциальными партнерами (письмо Минфина России от 16.11.09 № 03-03-06/1/759) или физическими лицами (письмо Минфина России от 27.05.09 № 03-03-06/1/351).

Сумму затрат можно подтвердить подборкой цен на аналогичные услуги в городе. Не обязательно проводить полноценное маркетинговое исследование, однако подобрать прайсы нескольких сторонних компаний вполне возможно. В смете такой анализ можно не указывать, но результаты такого мини-исследования безопаснее сохранить.

Кроме того, есть еще один нюанс. Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ, в течение отчетного периода представительские расходы признаются в налоговом учете в размере, не превышающем 4 процента расходов налогоплательщика на оплату труда за этот период. Если сумма по квартальной смете будет близка к предельной, то налоговики могут заподозрить, что компания намеренно подогнала цифры. Безопаснее, если они будут различаться в ту или иную сторону.

В общем случае от данных сметы будет зависеть сумма затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль. Поэтому такой документ можно рассматривать в качестве налогового регистра. Чтобы снизить риск претензий, в документе можно сделать ссылки на разъяснения чиновников или решения суда в пользу налогоплательщика.

Однако в непредвиденных ситуациях, когда затраты вышли за пределы сметы, возможен их учет в полном объеме. Ведь смета – это по сути план, а в действительности официальное мероприятие может обойтись компании гораздо дороже. Поэтому в смете безопаснее указать, что при возникновении нерядовой ситуации величина затрат оговаривается с руководством заранее. После проведения мероприятия в отчете делается ссылка на приказ директора.

Дополнительные меры безопасности. Чиновники в числе документов, подтверждающих представительские расходы, требуют представить не только смету. Им часто нужны приказ руководителя организации, отчет о проведенном мероприятии, а также первичные документы, в том числе по оплате услуг сторонних организаций (письмо Минфина России от 22.03.10 № 03-03-06/4/26).

В приказе о проведении официального приема представителей другой организации желательно указать конкретную цель приема. К примеру, «поддержание взаимовыгодного сотрудничества» либо «заключение договора на поставку товаров».

В отчете о проведенных представительских мероприятиях также необходимо зафиксировать цель мероприятия, указать место его проведения и список участников. В нем можно отразить темы обсужденных вопросов и достигнутые результаты. Таковыми могут быть подписание предварительного договора, содержащего условия дальнейшего сотрудничества, подписание собственно договора либо его пролонгация.

При этом расходы, перечисленные в таком отчете, нужно подтвердить соответствующими первичными документами (письма Минфина России от 22.03.10 № 03-03-06/4/26, от 13.11.07 № 03-03-06/1/807). Их можно либо приложить к документу, либо хранить отдельно, при этом в отчете проставить ссылки на их реквизиты.


  Скачать шаблон документа в формате Word
 

Пример сметы представительских расходов

 

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы