Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Как инспекторы могут при проверке использовать компьютерную программу бухгалтера

24 сентября 2010   4984  

  • Как установить режим коммерческой тайны на бухпрограмму
  • Почему изъятые компьютеры после возврата безопаснее продать
  • Как удалить данные, чтобы инспекторы не смогли их восстановить

В ходе проведения выездных налоговых проверок инспекторы зачастую требуют предоставить доступ к компьютерным бухгалтерским программам. Множество легко формируемых и удобных для анализа отчетов позволяет проверяющим обнаружить ошибки с большей вероятностью, чем из первичных документов. Но компания на законных основаниях может отказать в предоставлении доступа к программе.

Когда требование инспектора включить компьютер незаконно

Налоговый кодекс обязывает налогоплательщика хранить первичные документы, вести налоговые регистры и формировать отчетность. Поэтому только эти сведения обязательны для предоставления на проверку. А вот ведет ли компания учет в специальной бухгалтерской программе или в таблице Excel, или считает на бумаге – это личное дело общества.

Проверяющие могут заявить, что они вправе осмотреть помещения организации или провести инвентаризацию. Но, во-первых, статья 92 НК РФ предусматривает только внешний осмотр и обязательно в присутствии понятых. А инвентаризацию проводят с целью проверки фактического наличия имущества и его сопоставления с данными бухгалтерского учета, а также с целью выявления неучтенных объектов (п. 1.5 Положения, утв. приказом Минфина России № 20н, МНС России № ГБ-3-04/39 от 10.03.99). Поэтому, если инспектор требует скопировать программу или предоставить пароль для доступа к ней, то он нарушает закон.

Инспектор может мотивировать свое требование тем, что он вправе осматривать документы, в том числе, в электронном виде. На это общество может возразить следующее. Согласно пункту 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», компания при составлении документов на машинных носителях обязана изготовить копии таких документов на бумаге по требованию контролирующих органов. Таким образом, самостоятельно распечатывать документы из бухгалтерской программы – это даже не право, а обязанность общества.

Режим коммерческой тайны обезопасит сведения из программы

Поскольку к информации, составляющей коммерческую тайну, могут относиться сведения любого характера (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.07.04 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»), организация вправе признать таковой электронные базы данных. Тогда налоговики смогут получить доступ к бухгалтерской программе только по решению суда (п. 2 ст. 6 закона № 98-ФЗ). Отказ предоставить доступ общество может мотивировать тем, что запрос инспекторов не содержит конкретной цели истребования информации, не подписано уполномоченным должностным лицом или не содержит срока предоставления затребованной информации (п. 1 ст. 6 закона № 98-ФЗ).

В положении о коммерческой тайне устанавливается порядок обращения с информацией и контроль за его соблюдением. Кроме того, издается приказ о допуске определенных должностных лиц к этим данным, а также заключается с указанными лицами договор о сохранении тайны или вносятся изменения в трудовой договор.

На системный блок компьютеров можно нанести наклейку «Коммерческая тайна», в которой прописать наименование организации и местонахождение (подп. 5 п. 1 ст. 10 закона № 98-ФЗ). Тогда налоговики не смогут заявить, что не знали о том, что эти данные относятся к коммерческой тайне.

Жесткий диск, изъятый с нарушением процедуры выемки, не доказывает вины

В случае отказа организации предоставить документы и предметы инспектор вправе произвести их выемку самостоятельно (п. 4 ст. 94 НК РФ). Как показывает практика, налоговики зачастую нарушают порядок ее проведения. Например, проводят выемку жесткого диска без специалиста и представителей компании, присутствие которых обеспечило бы сохранность данных диска.

В таких случаях суд может потребовать подтвердить, что информация, содержащаяся на диске, скопирована проверяющими именно с этого компьютера. Если инспекторы не представят доказательств, то полученные сведения суд может счесть недостоверными (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15.01.08 № Ф04-65/2008(448-А70-27)).

К примеру, в суде рассматривалось дело, когда налоговики в ходе выездной проверки изъяли системные блоки. Выемку и исследование компьютеров проводили с привлечением стороннего специалиста. Но компьютерные знания и навыки последнего подтверждала только характеристика, выданная его работодателем. А в суде выяснилось, что специалист имел квалификацию «инженер-электрик» по специальности «электропривод и автоматика промышленных установок и технологических комплексов».

В итоге суд пришел к выводу о несоответствии квалификации специалиста и не принял сведения из программы в качестве доказательства налогового правонарушения (постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 25.08.08 № Ф03-А73/08-2/3421).

Технический сбой при внезапной проверке обоснует отказ предоставить доступ к программе

Если компания не хочет ссориться с инспекторами, то свой отказ дать доступ она может обосновать техническим сбоем. Как показывает практика, такие аргументы срабатывают в суде (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 18.11.08 № Ф09-8554/08-С3).

Технический сбой можно подтвердить недавно отправленным запросом о неисправности системы в обслуживающую организацию, на который в дальнейшем придет ответ. Ведь системы так часто сбоят после обновлений.

Но чтобы суд принял такие документы надлежащим доказательством, нужно, чтобы они соответствовали действительности. К примеру, в суде рассматривалось дело, когда письмо о возможном техническом сбое от обслуживающей организации объясняло неправильность формирования уточненной декларации. В письме было указано, что в результате обновления конфигурации программы возможны сбои в работе программы в такие-то дни.

Но, как выяснилось позже, это были праздничные нерабочие дни. Суд указал, что общество документально не подтвердило факт нахождения сотрудников именно в эти дни. А также то, что обслуживающая организация не дает однозначного ответа о том, что технический сбой в действительности имел место быть. В итоге суд поддержал налоговиков (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 11.02.10 № КА-А40/14854-09-2, оставлено в силе определением ВАС от 10.06.10 № ВАС-7305/10).

Кроме того, организация может в срочном порядке снять с компьютера жесткий диск под видом текущего ремонта. Или запустить на несколько часов процесс обработки данных. Например, чистку системного реестра или полную проверку антивирусом.

Отключение электричества в офисе организации парализует работу не только компьютеров, но и офиса в целом. Главное – факт технического сбоя в результате перебоев в электропитании документально подтвердить. Так, в деле, которое рассматривал Федеральный арбитражный суд Уральского округа, компания предоставила акт. В нем было указано, что произведено восстановление целостности и работоспособности информационной базы бухгалтерской программы. На основании этих документов суд признал, что сбой привел к частичной потере данных о физлицах, контрагентах и других сведений. Он указал, что такая информация не отражает реальную деятельность организации и не доказывает совершение налогового правонарушения (постановление от 09.12.09 № Ф09-9753/09-С2).

Удалять информацию с жесткого диска безопаснее без возможности ее восстановления

Некоторые компании защищаются тем, что при внезапной проверке поручают программисту удалить определенные данные, предварительно создав их копии. Но удаление стандартными средствами операционной системы не исключает возможность восстановления информации проверяющими. Ведь в этом случае она не удаляется физически, а лишь помечается как удаленная. Полностью данные стираются только при записи в этот сектор новой информации. В частности, в деле, рассмотренном Федеральным арбитражным судом Уральского округа, налоговики изъяли жесткий диск, восстановили удаленные файлы и доказали совершение налогового правонарушения (постановление от 22.09.05 № Ф09-4201/05-С2).

Для надежного удаления информации с жесткого диска существуют специальные программные средства, основной смысл использования которых сводится к многократной перезаписи удаленного сегмента. Но все же самым надежным средством, полностью исключающим восстановление информации, является замена жесткого диска.

Если это делается непосредственно перед проверкой, то отсутствие информации объяснит заключение какого-либо сервисного центра о выходе из строя предыдущего жесткого диска.

Безопаснее создать гостевую учетную запись

Если компания не хочет идти на прямую конфронтацию с инспекторами и готова дать доступ к программе, можно максимально его ограничить.

Создать новую учетную запись. Не стоит давать пароль к записи уже существующей. Ведь вместе с ней проверяющие получат все права этого работника. Безопаснее создать гостевую запись, под которой будут доступны минимальные возможности. И под именем которой, естественно, будет запрещено создавать, удалять, редактировать документы, а также копировать базу данных на ноутбук и другие внешние носители.

Сделать вырезку базы на период проверки. С помощью обработки «Свертка базы» можно вырезать данные учета за необходимый промежуток времени, например, за три года, охватываемые проверкой. То есть предоставить проверяющим не сам доступ в базу, а скопировать вырезку на отдельный компьтер. Сведения, выходящие за период проверки, организация вправе не предоставлять.

Ограничить доступ к документам и другим элементам. Например, с помощью различных настроек можно сделать так, чтобы инспектор не мог зайти в тот или иной документ. Или из документа выйти в какой-то отчет.

От техники, которую вернули после проверки, безопаснее избавиться

Случается такое, что после возвращения ранее изъятых системных блоков или ноутбуков там обнаруживаются шпионские программы или приспособления. Они предназначены для негласной передачи информации через интернет или по радиоканалу.

В настоящее время таких программ существует множество. К примеру, клавиатурные шпионы-вирусы могут регистрировать каждое действие пользователя, отслеживать переписку электронной почты и узнавать пароли к различным программам. Вводимая информация, список активных приложений и действия пользователя с ними сохраняются в специальный файл на диске и периодически отправляются заинтересованному лицу.

Получение доказательств с помощью подобных програмных шпионов незаконно. Но такая информация может указать направление, в котором необходимо работать контролерам.

Для компании безопаснее тщательно обследовать возвращенную технику с привлечением необходимых специалистов. Еще надежнее сразу избавится от нее. Например, продать ее третьим лицам или использовать в сегменте бизнеса, который не может представлять интереса для контролеров.

Нарушение порядка обмена данными между ОВД и налоговиками делает доказательства недопустимыми

При проведении оперативно-розыскных мероприятий сотрудники ОВД вправе изымать электронные носители информации (п. 1 ст. 15 Федерального закона от 12.08.95 № 144-ФЗ). Поэтому налоговики часто прибегают к помощи правоохранительных органов в случае с особо строптивыми налогоплательщиками. Если само изъятие базы данных было проведено на законных основаниях, то результаты ее анализа могут быть использованы в суде в качестве доказательства налогового правонарушения или уголовного преступления.

Но нужно четко понимать, кто именно производит изъятие компьютеров – налоговый или правоохранительный орган. Исследовать информацию вправе тот, кто забрал ее носитель. Иначе легитимность получения информации вызывает большие сомнения. Ведь налоговые и правоохранительные органы вправе обмениваться информацией только при соблюдении определенного порядка взаимодействия (утв. приказом МВД России № 495, ФНС России № ММ-7-2-347 от 30.06.09).

Так, в одном из рассматриваемых судом дел налоговики пытались доказать сокрытие выручки с помощью копий трех бухгалтерских программ предпринимателя, полученных из ОВД. Ранее эти программы были изъяты правоохранительными органами в ходе оперативно-розыскных мероприятий как контрафактные.

Суд отказал налоговикам в их требованиях. Он указал, что результаты оперативно-розыскных мероприятий являются не доказательствами, а лишь сведениями об источниках тех фактов, которые только могут стать такими доказательствами (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 10.03.10 № А31-4924/2008).

Налоговики не могут требовать все отчеты из программы

Зная о наличии в организации бухгалтерской программы, к которой им не дано доступа, налоговики могут требовать те или иные отчеты из нее. И грозить штрафами за непредоставление этих документов. Однако зачастую это неправомерно.

Так, Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 15.01.10 № КА-А40/14964-09 указал следующее. Перечень документов, которые вправе истребовать налоговый орган, является открытым. Но это не означает, что инспекции достаточно сослаться на необходимость тех или иных бумаг, и у налогоплательщика сразу возникает обязанность их представить. Поскольку приказы о назначении на должность руководителя и главного бухгалтера, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга не являются обязательными для целей налогообложения, компания не может нести ответственность за их непредставление.

Аналогичные выводы содержит постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 19.11.08 № А33-9732/07-Ф02-5626/08. Оно касается анализа счетов по субконто, ведомостей аналитического учета по счетам и карточек счетов.

Однако в другом деле налоговикам удалось убедить суд в том, распечатки карточек по счетам 26, 44, 60, 62 и 76 позволяют им проанализировать правомерность отнесения затрат по покупным товарам к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль. В итоге суд указал, что карточки счетов бухучета, согласно пункту 1 статьи 54 НК РФ, являются иными документально подтвержденными данными об объектах налогообложения (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19.01.09 № А29-2848/2008).

Какие данные в программе позволят быстро выявить искажения в налоговом учете

В принципе, любая информация из бухгалтерской программы может выявить искажения. Но есть ряд показателей, на которые проверяющие смотрят прежде всего и сравнивают их с отчетностью, которая была сдана в инспекцию.

Выручка. Сопоставив субсчета 90.1.1 «Выручка» с данными декларации по налогу на прибыль (строка 010 листа 02), можно выявить искажение доходов.

Сравнение фискальных данных отчетов контрольно-кассовых машин с кассовыми отчетами формы КО-4 и с данными регистров по счетам 50 «Касса» и 90.1 «Выручка» позволяет установить факт неоприходования денег в кассу торговой организации (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.10.08 № Ф04-6523/2008(14724-А27-29)).

Расходы. Карточки счетов бухгалтерского учета по счетам 26, 44, 60, 62 и 76 в разрезе по каждому контрагенту дадут инспекторам возможность отследить операции с каждым из них. А также проанализировать правомерность включения затрат по приобретенным товарам, работам или услугам в расходы (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19.01.09 № А29-2848/2008).

НДС.  Факт недоплаты НДС контролеры могут установить, если сравнят сведения, отраженные в декларациях по НДС, со сведениями из Главной книги и оборотно-сальдовых ведомостей по счетам 62, 73, 50, 76 (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 22.09.09 № А65-20719/2008).

Факт неоприходования товаров как основание для принятия к вычету НДС инспекторы могут установить по карточке счета 41 «Товары» (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.12.08 № А56-3220/2008).

Дебиторская задолженность. Нарушения правил списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности можно увидеть из оборотно-сальдовых ведомостей по счету 62 «Расчеты с покупателями» (определение ВАС РФ от 22.01.10 № ВАС-18173/09).

Налоговики не вправе обращаться в суд с иском об использовании нелицензионной программы

В компетенцию налоговиков не входит проверка прав на программное обеспечение, используемое налогоплательщиком. Ведь налоговый контроль касается только соблюдения законодательства о налогах и сборах, а не защиты авторских прав. Хотя налоговики могут поделиться этой информацией с правоохранительными органами.

Если юридическое лицо неоднократно или грубо нарушает исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности, суд вправе принять решение о ликвидации такого юрлица по требованию прокурора (ст. 1253 ГК РФ). Кроме того, за незаконное использование контрафактных программ установлена административная и уголовная ответственность. В частности, по части 1 статьи 7.12 КоАП РФ штраф для должностных лиц может составить 10 000–20 000 рублей, для юрлиц – 30 000–40 000 рублей. Плюс статья 146 УК РФ предусматривает лишение свободы до двух лет.

Наказание здесь грозит лицу, которое ответственно за установку программы. Чаще всего это системный администратор или программист. Если таковых не имеется, то возможно привлечение и главного бухгалтера, но это уже намного труднее. Ведь чтобы доказать, что именно он купил и установил программу, а не, например, директор, нужны очень веские подтверждения.

Наличие пометок в программе может выдать незаконные действия

В бухгалтерской программе безопаснее избегать комментариев к проводкам и субконто, которые могут принести пользу проверяющим. Например, «расходы без договора – составить», «покупка товаров – переделать накладную», «для обналички», «закрыть документами», «нет счета-фактуры» и т. д. В противном случае налоговикам и искать-то долго не придется.

Благодарим за содействие в подготовке материала

Вадима Ягудина,
эксперта Консалтинговой группы «Ардашев и Партнеры»

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы