Документ, который обоснует большую сумму компенсации за работу на дому

  Скачать шаблон приказа в формате Word
  Скачать шаблон дополнительного соглашения в формате Word
 

Как документ позволит сэкономить. В период аномальной жары многие сотрудники временно работали дома. На постоянной основе такие отношения с фрилансером могут принести компании значительную экономию. В этом случае работодатель не создает рабочее место сотруднику, а компенсирует затраты на использование его личного имущества. Такая компенсация не облагается страховыми взносами и НДФЛ (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.10 № 550-19). Кроме того, эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Причинами перевода могут быть намерения работодателя сдать в аренду часть своих помещений. Или разместить в них новые подразделения в связи с расширением деятельности.

В каком виде составляется. При переводе на фриланс – в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, которое подписывается обеими сторонами. Без согласия работника такой перевод невозможен. При изначальном приеме на работу по принципу фриланса все условия прописываются сразу в трудовом договоре.

Что обязательно должно быть в документе. Из соглашения должна следовать прямая связь между трудовыми функциями работника и использованием конкретного личного имущества. Например, использование компьютера и юридической справочной системы юристом, скорее всего, не вызовет претензий у контролеров. Но компенсация за это же имущество торговому представителю будет более рискована.

В договоре приводится перечень имущества, которое будет использовать сотрудник. При этом желательно указать его индивидуальные характеристики: модель, серийный номер, изготовитель. Поскольку в статье 188 ТК РФ говорится о личном имуществе сотрудника, то в документе безопаснее указать реквизиты документов, которые подтверждают право собственности сотрудника (письмо ФНС России от 27.01.10 № МН-17-3/15 @ ). Для этого подойдут договоры, кассовые и товарные чеки, гарантийные талоны и т. п.

В соглашении желательно определить ежедневную продолжительность использования имущества. Она не должна превышать установленной продолжительности рабочего времени работника. Если это сложное оборудование, то подробно описать условия сервисного обслуживания, обеспечения комплектующими материалами.

Далее в документе прописывается порядок расчета и выплаты компенсации. В формуле расчета могут быть учтены такие показатели, как фактическое время использования имущества, первоначальная стоимость и износ, расходы на сервисное обслуживание, доля потребленной электроэнергии, интернет-трафика и т. д. В формуле можно использовать любые сочетания этих показателей. Самый простой вариант – установить единую сумму компенсации за час работы без разбивки по конкретным объектам. Но этот вариант является более рискованным именно в силу упрощенности.

Достоверность показателей в расчете могут подтвердить документы от третьих лиц. Например, отчеты интернет-провайдера или счета сервисного центра. Или же документы, составленные непосредственно сторонами трудового договора – отчеты или акты о времени использования личного имущества, об объемах выполненной с использованием такого имущества работы и др.

В соглашении можно установить ответственность работника за несвоевременное предоставление документов, необходимых для расчета компенсации. Такое условие в документе косвенно подтвердит добросовестность взаимоотношений.

Срок выплаты компенсации безопаснее не связывать с выплатой оклада по трудовому договору. Ведь если такие выплаты производить одновременно, то налоговики могут заподозрить, что компания намеренно маскирует часть зарплаты компенсацией.

Дополнительные меры безопасности. Намерение компании перевести часть сотрудников на надомную работу может объяснить приказ. В нем директор дает распоряжение для службы управления персоналом в связи с тем-то и тем-то пересмотреть условия работы по ранее заключенным трудовым договорам.

Желательно, чтобы необходимость использования в работе того или иного имущества следовала из должностной инструкции работника. На нее можно сделать ссылки в соглашении.

В коллективном договоре, если таковой имеется, безопаснее прописать, что в общем случае работодатель обязан предоставить сотрудникам рабочее место, оборудованное всеми необходимыми приспособлениями. Из этого будет следовать, что если работник использует собственное имущество, то он фактически берет на себя выполнение обязанности работодателя, поэтому вправе получить разумное возмещение затрат.

Кроме того, статус фрилансера необходимо обосновать объективными причинами. В частности, вряд ли вызовет сомнения обоснованность надомной работы сотрудницы, имеющей малолетних детей. Или специалиста, который проживает в другом регионе или которому сложно добираться до места работы. Чтобы очертить эти причины, в положение о персонале можно включить возможные основания для заключения трудовых договоров с условием надомной работы. По каждому случаю фриланса безопаснее издавать индивидуальные приказы генерального директора со ссылкой на соответствующий пункт положения о персонале.

  Скачать шаблон приказа в формате Word
  Скачать шаблон дополнительного соглашения в формате Word
 

Пример дополнительного соглашения о работе юриста по принципу фриланса

Образец приказа директора о пересмотре условий труда