Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Отчет, который докажет, что контрагент действительно существовал и работал

26 апреля 2010   4229  

  • Как документ позволит сэкономить: В качестве признаков недобросовестного поставщика или подрядчика налоговики часто называют отсутствие его по местонахождению и невозможность связаться с ним по указанным телефонам. Компания, которая не убедилась в физическом существовании своего партнера, наличии у него офиса, персонала, реальных контактов и действующего директора, рискует быть обвиненной в получении необоснованной налоговой выгоды (постановления Президиума ВАС РФ от 11.11.08 № 9299/08, Федерального арбитражного суда Московского округа от 11.01.09 № КА-А41/12636-08). Инспекторы при этом ссылаются на печально известное постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.06 № 53.

  Скачать шаблон документа в формате Word

Конечно, факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Но на практике проще составить дополнительный документ, подтверждающий, что компания убедилась в существовании партнера, чем доказывать это в суде.

Кроме того, довод о том, что «согласно обычаям делового оборота, личная встреча руководителей для заключения договоров не является обязательным условием их подписания, и подобного требования не содержат ни Налоговый, ни Гражданский кодексы», может просто-напросто не сработать (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 03.07.08 № КА-А40/5874-08).

В каком виде составляется. Например, в виде отчета менеджера по работе с клиентами или коммерческого директора о проведении встречи. Чтобы его заполнение занимало как можно меньше времени, его можно предельно формализовать. То есть разработать типовую форму, куда сотрудник будет вписывать только ключевую информацию.

В силу большого количества заключаемых договоров у компании может не получиться проводить личные встречи со всеми потенциальными контрагентами. Тогда такой отчет можно задействовать только при оформлении особо крупных и важных для общества контрактов.

Со стороны составление подобных отчетов может выглядеть параноидально, но это помогает отбиться от не менее параноидальных претензий налоговиков. Хорошо, если в момент проверки инспекции контрагент будет доступен для вопросов проверяющих. А что делать, если сменил арендуемый офис и не оставил контактной информации? Здесь компания рискует быть обвиненной в сотрудничестве с однодневкой и искусственном завышении расходов и вычетов по НДС.

Что обязательно должно быть в документе. Прежде всего в отчете нужно указать, кто и с кем встречался. Подробно прописать Ф.И.О. представителя партнера, его должность. Желательно, чтобы в этой встрече участвовал генеральный директор контрагента. У представителя партнера, независимо от его должности, стоит попросить паспорт, а также доверенность представлять интересы компании, если таковая имеется. Все эти сведения отмечаются в отчете. К нему прикладываются и визитные карточки лиц, участвовавших в переговорах.

Кроме того, в отчете необходимо указать место проведения встречи и его адрес. Более или менее надежной защитой от обвинений в отсутствии должной осмотрительности будет посещение офиса контрагента. В отчете можно отметить этажность здания, на каком этаже расположен офис, а также впечатления сотрудника от офиса: наличие мебели и оргтехники, заполненность офиса работниками и т. д. Конечно, никто не говорит, что нужно считать количество кресел или компьютеров. Но субъективную оценку сотрудник всегда сможет дать: «много», «мало», «красиво», «сделано наспех», «как будто после переезда» и т. д. Все эти детали докажут, что встреча на территории офиса действительно была.

Если переговоры проходили на нейтральной территории, то ее описывать не имеет смысла. Ведь эта информация никак не свидетельствует о благонадежности контрагента.

Еще одним ключевым моментом отчета является способ связи, с помощью которого стороны договорились о встрече. Контактные телефоны, адрес электронной почты, адрес сайта компании, личная встреча на нейтральной территории, например на выставке, и т. д.

В этом отчете также необходимо описать цели, достигнутые на переговорах. Хотя бы в нескольких словах. Например, «обсуждение контракта перенесено на следующую неделю», «пришли к согласию относительно ключевых условий соглашения» и т. д. Если такая встреча происходила во время командировки работника, то эта часть документа может дублировать раздел унифицированной формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

Вся информация заверяется подписью сотрудника, который присутствовал на встрече. При этом рекомендуем не делать исключений при составлении отчета, даже если компанию представлял сам генеральный директор.

Дополнительные меры безопасности. Практика проверки местонахождения контрагента, наличия у него персонала и действующего директора должна являться частью общего регламента по проверке добросовестности контрагентов. В нем как раз и можно прописать, в каких случаях осуществляется личный выезд на место. Если проводить тотальную ревизию всех новых партнеров не получится, то в этом регламенте можно прописать критерии отбора. Например, сумму сделки или длительность контракта. Подобный довод суд может принять во внимание (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 27.05.09 № КА-А40/4414-09).

Кроме того, к отчету желательно приложить по возможности хотя бы некоторые из этих бумаг: прайс-лист контрагента, коммерческое предложение, протокол переговоров с подписями участников, визитки, рекламные буклеты, распечатку с главной страницы сайта контрагента.

  Скачать шаблон документа в формате Word

 

Пример отчета о встрече с представителями контрагента

 

Общество с ограниченной
ответственностью «Компания»
ИНН 7701029814, КПП 770101001
127253, г. Москва, ул. Псковская, д. 18

Отчет о проведении переговоров
с представителями ООО «Контрагент»

г. Москва 2 апреля 2009 года

Представитель ООО «Компания»: коммерческий директор Колосов О. Д.  

удобно Составление отчета в форме опросника существенно сэкономит время его заполнения.

Представитель контрагента: коммерческий директор ООО «Партнер» Иванов Николай Петрович
Цель встречи: заключение контракта о поставке кухонной бытовой техники на постоянной основе
Присутствовал ли на встрече генеральный директор контрагента?  |    | Да   | √ | Нет
Предъявленные документы:  | √ |  паспорт  | √ |  доверенность
Место встречи: офис контрагента по адресу г. Москва, Каширское шоссе, 18 

Если встреча происходила в офисе контрагента, то заполняются следующие разделы: 

совет ПНП Эти детали подтвердят, что встреча действительно была.

Этажность здания: 5
Офис контрагента находится на: 2-м этаже
Субъективная оценка офиса: много мебели и оргтехники, хороший ремонт, присутствие персонала, переговоры проводились в кабинете коммерческого директора

Контакты контрагента: тел. 8-495-222-22-22, моб. тел. коммерческого директора 8-916-333-33-33, www.kontragent.ru
Результат встречи: пришли к соглашению по поводу цены и количества товаров, необходимо обсудить порядок оплаты и срок поставки. Переговоры перенесены на следующую неделю
Приложения к отчету: визитка коммерческого директора, прайс-лист ООО «Контрагент» 

Отчет составил:
коммерческий директор
ООО «Компания» ______Колосов______Колосов О. Д.

 

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы