Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Почему невыгодно беречь первичные документы за пределами срока хранения

10 января 2010   2342  

  • «Первичку» в общем случае нужно хранить не более пяти лет
  • Когда перенос убытков можно подтвердить регистрами
  • Требуя старые документы, налоговики выходят за срок проверки

Общий срок хранения данных и документов, необходимых для исчисления налогов, составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Первичные документы и регистры бухгалтерского учета предписано не выбрасывать пять лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ, о специальных сроках хранения см. врезку). Многие компании не обращают внимания на эти положения, бережно храня каждую бумагу. Хотя на практике можно не только освободить жизненное пространство в офисе, но и получить ряд выгод от столь полезной «уборки».

Для некоторых документов установлены специальные сроки хранения

Детальные сроки хранения документов утверждены Росархивом 06.10.2000 в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Сроки по некоторым из них отличаются от общеустановленных (см. табл.).

По мнению Минфина России, течение срока хранения первичных документов начинается после окончания периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (письмо от 18.10.05 № 03-03-04/2/83). При этом срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года (ст. 6.1 НК РФ)

Документы Срок хранения
Бизнес-планы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) Постоянно
Годовая бухгалтерская и налоговая отчетность
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организаций
Документы о ведении валютных и конверсионных операций, а также паспорта сделок
Книги, журналы, карточки учета
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов До замены новыми
Образцы подписей материально-ответственных лиц До минования надобности
Лицевые счета работников 75 лет
Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников

«Первичка» может помешать переносу убытков на будущее

На практике организации, которые в ближайший год планируют получить значительный убыток, иногда поступают следующим образом. В первый год получения реального отрицательного результата они не учитывают все спорные расходы. В декларации отражается лишь та сумма убытка, которая не вызывает сомнения.

Далее, когда организация ожидает получение достаточной для «поглощения» убытков прибыли, она подает уточненную декларацию, в которой отражает все расходы, в том числе ранее не учтенные.

Поскольку любая «уточненка» подлежит обязательной камеральной проверке, то этот этап является самым рискованным и зависит от взаимоотношений с проверяющими. Но в любом случае доначисления организации не грозят, так как занижения налога на прибыль не произошло. Именно поэтому налоговики могут и не пойти на конфликт, доказывая необоснованность расходов.

Далее по истечении срока хранения организация уничтожает первичную документацию и начинает уменьшать налогооблагаемую прибыль на полученный ранее убыток. Формально его сумма уже подтверждена инспекторами, поэтому второй раз она проверке не подлежит.

Инспекторы с таким утверждением обычно не соглашаются, ссылаясь на пункт 4 статьи 283 НК РФ. Этой нормой установлена обязанность налогоплательщика хранить документы, подтверждающие объем убытка, в течение всего срока, на который он его переносит. Но претензии налоговиков зачастую неправомерны, что подтверждают суды.

Убыток можно подтвердить налоговыми регистрами. Из положений статьи 283 НК РФ не следует, какими конкретно документами должен подтверждаться размер убытка. Чиновники настаивают, что это относится ко всей первичной документации, которая была учтена в «убыточный» период (письмо Минфина России от 03.04.07 № 03-03-06/1/206). Получается, срок хранения может растянуться на 13 лет – три года, доступные для проверки, и 10 лет переноса убытка.

В противовес этому налогоплательщик может указать следующее. Все данные из первичных документов своевременно заносятся в бухгалтерские и налоговые регистры. Сроки хранения первичных документов как раз обеспечивают возможность контроля за правильным отражением информации. По их истечении первичная документация подлежит уничтожению. При этом убыток может быть подтвержден декларациями, налоговыми регистрами, оборотно-сальдовыми ведомостями и даже пояснительными записками к бухгалтерской отчетности. Суды нередко соглашаются с подобным обоснованием (постановления федеральных арбитражных судов Московского от 07.10.08 № КА-А40/8215-08, Волго-Вятского от 11.02.08 № А11-2175/2007-К2-20/131 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 06.06.08 № 6899/08) округов).

Проверять «первичку» второй раз неправомерно. Минфин России считает, что факт проведения выездной проверки периода, в котором сформирован убыток, не освобождает налогоплательщика от обязанности хранить бумаги (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Но проверка документов, относящихся к прошлым налоговым периодам, фактически означает выход за пределы трехлетнего срока, отведенного для контроля. А это запрещено пунктом 4 статьи 89 НК РФ. Суды также считают эти требования недопустимыми (постановления федеральных арбитражных судов Северо-Западного от 26.06.09 № А56-14177/2007, Западно-Сибирского от 05.09.07 № Ф04-5962/2007(37734-А45-40) округов).

Если за спорный период у налогоплательщика не проводилась выездная проверка, то могут возникнуть осложнения. Хорошо, если будет в наличии документ, подтверждающий проведение камеральной проверки, – акт или решение.

Если же таких бумаг нет, можно сослаться на то, что неполучение компанией от инспекции документов по результатам камеральной проверки свидетельствует о невыявлении ошибок и противоречий (п. 3 ст. 88 НК РФ). Такой вывод вполне логичен и поддерживается судами – проверив декларацию за период формирования убытков, налоговый орган «подтвердил» его величину. К примеру, постановления федеральных арбитражных судов Московского от 09.10.09 № КА-А40/10328-09, от 27.02.09 № КА-А40/723-09, Западно-Сибирского от 05.09.07 № Ф04-5962/2007(37734-А45-40) округов.

Но безопаснее сделать запрос в свою инспекцию с просьбой подтвердить факт проведения камеральной проверки за определенный период. Не исключено, что его проигнорируют, но здесь все зависит от настойчивости организации.

Заметим, если инспекция не проводила ни выездную, ни камеральную проверку, то суд может встать на сторону проверяющих (постановления федеральных арбитражных судов Московского от 23.09.08 № КА-А40/8513-08-2, Дальневосточного от 15.08.08 № Ф03-А51/08-2/3204 округов).

Отсутствие «первички» позволит избежать проверки при списании безнадежного долга

Уничтожение документов может повлиять и на списание безнадежных долгов. Их суммы чаще всего относятся в расходы по истечении срока давности, который в общем случае составляет три года (ст. 196 ГК РФ, подп. 2 п. 2 ст. 265 НК). Но компания вправе признать его таковым и позже. В итоге может сложиться ситуация, при которой долг будет списан в расходы, когда документы по его образованию уже подлежат уничтожению.

В этом случае налоговики заявляют, что без первичных документов – договоров, накладных, актов и т. д. – они не могут установить реальность понесенных затрат (к примеру, письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.08 № 20-12/060959). Проведение встречной проверки им также не поможет, ведь у контрагента аналогичные документы уничтожаются по этим же основаниям. Но на самом деле отсутствие «первички» не является препятствием для учета расходов.

Безнадежный долг можно подтвердить текущими документами. Например, актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного или налогового периода, письменным обоснованием ее списания и соответствующим распоряжением руководителя (п. 77 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Показательным в этом плане является определение ВАС РФ от 18.01.10 № ВАС-7429/08. В нем суд сделал вывод о том, что перечисленных документов достаточно для списания задолженности даже при отсутствии «первички». Аналогичные выводы содержатся в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 29.01.09 № А65-4857/2008.

При этом обязанности подтверждать истребование долга или обращаться в суд за взысканием у налогоплательщика нет (постановления федеральных арбитражных судов Московского от 24.06.09 № КА-А40/4219-09, Северо-Кавказского от 13.05.08 № Ф08-2526/2008 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 30.07.08 № 9473/08) округов).

В то же время есть и дела, разрешенные в пользу проверяющих. В частности, в постановлении от 17.09.09 № КА-А40/9153-09 Федеральный арбитражный суд Московского округа указал, что списываемый долг является убытком. Следовательно, к нему применимы положения пункта 4 статьи 283 НК РФ, требующие хранить документы в течение всего периода переноса убытков.

Период списания долга определяет сама компания. Для защиты своей позиции чиновники могут заявить, что налогоплательщик должен был списать долг в периоде истечения срока давности (письмо Минфина России от 27.12.07 № 03-03-06/1/894).

Однако нереальность взыскания устанавливается самим налогоплательщиком. Им же определяется и момент списания безнадежной задолженности. Налоговый кодекс не содержит условия о том, что расходы в виде безнадежных долгов могут быть признаны только в момент истечения срока исковой давности (определение ВАС РФ от 23.05.08 № 5941/08, постановления федеральных арбитражных судов Московского от 07.10.08 № КА-А40/8215-08, от 20.01.09 № КА-А40/12837-08-2, Северо-Кавказского от 04.03.08 № Ф08-691/08-240А округов).

Без первичных документов работников сложнее привлечь к уголовной ответственности

Если раньше компания, например, взаимодействовала с однодневками, то окончание трехлетнего срока, доступного для налоговой проверки, может не спасти ее от проблем с правоохранительными органами. Дело в том, что срок давности привлечения к уголовной ответственности может быть гораздо больше. В частности, по налоговым преступлениям, совершенным физлицом в особо крупном размере, он составляет шесть лет, а юрлицом – десять лет (ч. 1 ст. 78, ст. 15, ч. 2 ст. 198 и ст. 199 УК РФ).

Но поскольку по УК РФ осудить могут только человека, а не организацию, то нужно еще доказать его участие в преступлении. Без документов сделать это достаточно проблематично. Этим и пользуются некоторые компании, стараясь не затягивать уничтожение «первички» по прошлым периодам.

Такой вариант действий очень рискован. Отсутствие «первички» может укрепить правоохранительные органы в том, что компания действительно использовала схемы уклонения от уплаты налогов. Чтобы доказать это, они могут приложить максимум усилий и все-таки доказать вину тех или иных лиц, которые работали в компании в спорный период.

 

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы