Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Приказ об использовании факсимиле в счетах-фактурах контрагента обезопасит компанию

10 января 2010   6326  

С помощью штампа-факсимиле можно снизить риск возникновения претензий по поводу недостоверности подписи

  Скачать шаблон документа в формате Word

Как документ позволяет сэкономить. Налоговики нередко отказывают в вычете НДС, если выясняют, что счета-фактуры подписаны неуполномоченным лицом. Или если лицо, возглавляющее организацию, не признает факта своего участия в деятельности компании или не знает своего клиента.

Отказ инспекция обосновывает тем, что вычеты предоставляются на основании только тех счетов-фактур, которые содержат достоверные сведения. А в упомянутых случаях счета-фактуры не являются таковыми. И суды могут поддержать в этом вопросе проверяющих. Например, такие решения были приняты в постановлениях федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского от 10.03.09 № А33-4495/08-Ф02-724/09 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 13.07.09 № ВАС-8393/09), Волго-Вятского от 19.08.09 № А43-33098/2008-30-1095, Московского от 07.10.08 № КА-А40/9299-08 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 30.01.09 № ВАС-28/09) округов.

Вероятность возникновения претензий по поводу недостоверности подписи снижают с помощью штампа-факсимиле.

Для отказа в вычете инспекторы должны доказать, что счета-фактуры были сфальсифицированы именно с целью необоснованного возмещения НДС из бюджета. В противном случае отказ неправомерен (абзац 3 пункта 1 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.06 № 53, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 13.11.08 № А42-1348/2008).

Грамотное использование факсимильной подписи существенно снижает такие риски. Ведь при согласованной воле сторон об использовании штампа покупатель не несет ответственности за оформление документов контрагентом. Он предпринял все возможные меры, чтобы убедиться в достоверности подписи на первичном документе. И для этого покупателю не нужно лично встречаться с руководителем контрагента (что нередко приводят проверяющие как пример «надлежащей осмотрительности»), а достаточно получить от поставщика заверенную надлежащим образом копию приказа об утверждении факсимиле.

При проверках чиновники выступают против использования счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, мотивируя тем, что это не предусмотрено налоговым законодательством. Например, такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 17.09.09 № 03-07-09/48, от 17.06.09 № 03-07-09/31, от 28.04.09 № 03-07-09/24, а также УФНС по г. Москве от 23.01.09 № 19-11/004827.

Арбитражная практика по этому вопросу была неоднозначной, пока в поддержку налогоплательщиков не высказался ВАС РФ. В своем определении от 13.02.09 № ВАС-16068/08 он отметил, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения сторон не свидетельствует о нарушении требований статьи 169 НК РФ. В более позднем определении ВАС РФ от 08.04.09 № ВАС-3935/09 эта позиция была подтверждена.

Таким образом, документ, подтверждающий решение контрагента использовать для подписи счетов-фактур факсимиле, может защитить компанию от обвинений в неосмотрительности в выборе контрагента.

В каком виде составляется. В виде копии приказа руководителя компании-контрагента, от которой будут получены счета-фактуры. Ее безопаснее заверить печатью, надписью «копия верна» и подписью уполномоченного представителя компании-партнера. Сам приказ должен быть подписан «живой» подписью директора и содержать проставленный на нем оттиск штампа-факсимиле.

При наличии нормальных деловых отношений с контрагентом текст приказа можно согласовать совместно.

Что обязательно должно быть в документе. Прежде всего, в мотивировочной части документа должна быть указана цель использования факсимиле контрагентом. Например, большой объем документооборота, частое отсутствие руководителя в офисе, что затрудняет процесс согласования текущих документов и рабочие взаимоотношения с другими партнерами, и т. д.

В принципе, такой штамп можно использовать и без объяснения причин его внедрения. Но тогда налоговики могут заявить, что действия сторон согласованы и направлены исключительно на неправомерное возмещение НДС из бюджета.

В приказе необходимо перечислить, какие документы допустимо подписывать с помощью оттиска. Не лишней будет и ссылка на пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса, где также разрешено использовать факсимильную подпись, если это допускается соглашением сторон.

Использование штампа на счетах-фактурах желательно прописать в приказе отдельным пунктом. В нем можно сослаться на определения ВАС РФ, согласно которым использование факсимиле в счетах-фактурах не является основанием для отказа в вычете налога.

В самом приказе необходимо привести образец оттиска факсимиле руководителя и перечень лиц, которые имеют право им пользоваться (п. 6 ст. 169 НК РФ). Если подпись главбуха тоже проставляется штампом, это нужно оговорить в том же порядке.

Также можно оговорить, со всеми ли клиентами допускается использование оттиска или только с определенными.

Далее в приказе делается ссылка, что для применения факсимиле для подписания таких-то документов в обязательном порядке необходимо согласование с контрагентом.

Дополнительные меры безопасности. Необходимость использования оттиска факсимиле может подтвердить расчет количества документов, который должен подписывать руководитель, и примерное время, которое нужно на это затратить. Для сокращения именно этих показателей и может вводиться штамп-факсимиле.

В договор с контрагентом потребуется внести специальный пункт или заключить дополнительное соглашение. В нем следует прописать возможность проставления штампа на таких-то документах.

Также стоит указать, что стороны признают одинаковую юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи уполномоченного лица одной из сторон.

При возникновении конфликта с инспекцией по вопросу, допустимо ли в принципе использовать оттиски, можно привести дополнительный аргумент. В частности, есть судебные решения, согласно которым факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи (постановления федеральных арбитражных судов Поволжского от 12.03.09 № А12-6410/2008, Уральского от 29.04.08 № Ф09-2840/08-С3 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 03.09.08 № 10835/08) округов).

На практике некоторые компании подстраховываются, не афишируя при налоговой проверке приказы об использовании контрагентом факсимильной подписи. Для этого организации-партнеры используют не один оттиск, а несколько, которые отличаются друг от друга так, как если бы их ставили своей рукой.

В итоге при проверке инспекторы вообще могут не обратить внимания на счета-фактуры от такого контрагента. Если же проблемы все-таки возникли, то налогоплательщик просто предъявляет соответствующий приказ и допсоглашения к договору.

Но тогда в этом приказе должны быть зафиксированы все используемые оттиски, и желательно также дать объяснение существованию нескольких разных штампов. Например, право ставить оттиск дано нескольким лицам, каждое из которых владеет штампом-факсимиле. Различие в них позволяет разграничить ответственность между лицами при возникновении конфликтов.

  Скачать шаблон документа в формате Word

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы