Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Памятка по работе с больничными листами

27 ноября 2009   2302  

Представляем рейтинг самых опасных строк в больничном листе – в них специалисты ФСС при проверках чаще всего находят огрехи, которые в свою очередь становятся поводом отказать компании в возмещении расходов. Эта наглядная памятка поможет избежать ошибок, а значит, предотвратит отказы в возмещении расходов на пособия.

Больше всего ошибок на лицевой стороне

Как ни обидно, но больше всего поводов отказать компании в возмещении расходов проверяющие из ФСС находят именно на лицевой стороне больничного. Хоть и оформляют ее не в компании, а в медучреждении. А это значит, что, прежде чем принять от сотрудника листок нетрудоспособности, его надо проверить на наличие типичных ошибок, чтобы своевременно обратиться в поликлинику для замены либо исправления документа. Напомним, Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.07 № 514, а форма - приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.07 № 172.

Мы отметили на лицевой стороне больничного листа контрольные точки, по которым специалисты из ФСС сами проверяют этот документ (см. рис. 1).

1. Записи в листке должны быть разборчивыми, оттиски печатей – четкими

На лицевой стороне листка должны быть как минимум два оттиска печати медучреждения — в правом верхнем и правом нижнем углах бланка (п. 75 Порядка). А на верхней строке либо должен стоять штамп с наименованием и адресом медучреждения, либо эти реквизиты должны быть написаны вручную (п. 60 Порядка).

Оттиски печатей и штампов должны быть четкими.

2. Должна быть расшифрована подпись врача и указана его специальность

Эти графы должны обязательно заполняться четко и разборчиво. И содержать данные о специальности врача, его фамилию и подпись (п. 60 Порядка).

3. В больничном листе не должно быть больше двух исправлений

Если на лицевой стороне больничного есть исправления, то они должны подтверждаться записью «исправленному верить» и быть заверены подписью лечащего врача и печатью медучреждения (п. 58 Порядка). Когда в бланке больше двух таких исправлений, больничный считается испорченным — пособие выплачивать нельзя. Сотруднику нужно обратиться в медучреждение и получить новый документ.

4. Дата выдачи листка должна совпадать с датой освобождения от работы

Дата выдачи больничного листа, которая указана в самом его начале, должна совпадать с датой освобождения от работы, указанной внизу, в табличной части бланка. Если в больничном будет указана более ранняя дата болезни, чем был открыт больничный, это считается ошибкой. А вот в обратной ситуации, когда листок выдан раньше дня освобождения от работы, ошибки не будет (например, когда сотрудник обратился в больницу вечером после рабочего дня).

Кстати, строка «Приступить к работе» в любом случае должна быть заполнена. Бывают ситуации, когда сотрудник долгое время болеет и в таблице «Освобождение от работы» больничного листа заполнены все строки. Чтобы его продлить, сотруднику выдают новый бланк. Тогда в продлеваемом листе, который сотрудник потом принесет для назначения пособия, в строке «Приступить к работе» должно быть сказано: «Продолжает болеть». А ниже должны быть обязательно номер и дата (прописью) выдачи очередного больничного листа (п. 60 Порядка).

5. Особое внимание — названию компании

В строке «Место работы» в больничном листе вписывают полное или сокращенное название компании (п. 60 Порядка). Поэтому сокращенное наименование компании само по себе недочетом не является. Другое дело, что использовать его можно, только когда оно у компании есть. А именно если организация указала его при госрегистрации при создании в заявлении по форме № Р11001. Иначе сокращение посчитают ошибкой. Другой тип частых недочетов, из-за которых могут возникнуть проблемы с ФСС, – банальные описки в названии.

6. Больничный на срок больше месяца должна продлевать комиссия

Больничный лист по общим правилам не может быть выдан сразу на срок больше 10 календарных дней (п. 12 Порядка). Врач может единолично продлить больничный не больше чем на 30 календарных дней. Чтобы пролонгировать больничный на более длительный срок, потребуется решение врачебной комиссии.

7. Имя и отчество больного необходимо расшифровать

Строка «Фамилия, имя и отчество нетрудоспособного» должна иметь полную расшифровку имени и отчества (п. 60 Порядка). Если речь идет об уходе за ребенком, в этой строке указываются данные одного из родителей. Вместе с тем в листке должны быть названы фамилия, имя, отчество ребенка, а также возраст и степень родства (сын, дочь). Эти сведения вписывают в строку «Указать причину нетрудоспособности», где, кроме того, подчеркивают слова «уход за больным членом семьи».

На оборотной стороне больничного тоже могут быть ошибки

Оборотную сторону больничного заполняют уже не в медучреждении, а в самой компании.

Мы отметили контрольные точки для проверки и этой стороны листка нетрудоспособности (см. рис. 2).

1. В количество оплачиваемых дней болезни учебный отпуск и отпуск за свой счет не входят

По общему правилу пособие выплачивают за все календарные дни, которые приходятся на период болезни (п. 5 ст. 14 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ). Исключение – случаи, которые прямо перечислены в статье 9 закона № 255-ФЗ.

Если компания в расчет включала период, в течение которого сотрудник был освобожден от работы (например, когда он был в учебном отпуске или брал отпуск за свой счет), то это считается ошибкой.

2. В средний заработок выплаты социального характера не включаются

Чаще всего неприятности связаны с тем, что компания включает в расчет не все премии и надбавки, которые формируют базу по единому социальному налогу. Или, наоборот, включает в расчет премии, которые выплачиваются за счет чистой прибыли, выплаты социального характера (матпомощь, оплату проезда и питания) или суммы, относящиеся к периоду, когда за сотрудником сохранялся средний заработок, например отпускные.

3. В страховой стаж учеба в вузе не включается

Страховой стаж определяют на день наступления болезни и указывают в больничном с точностью до дня (п. 7 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.07 № 91).

Для подсчета складывают периоды, которые входят в страховой стаж. Периоды меньше календарного месяца складывают отдельно. После чего каждые 30 календарных дней, полученные при сложении, переводят в целый месяц, а каждые 12 таких месяцев — в целый год (п. 21 указанных Правил).

Ошибки возможны, если алгоритм расчета не соблюдается. Либо в страховой стаж был включен период обучения сотрудника на дневном отделении учебного заведения. Еще одна ошибка – при подсчете стажа работы совместителя в расчет брался только срок его работы по совместительству, хотя в компании имелась копия его трудовой книжки.

4. Сумма пособия должна быть указана прописью, а не цифрами

Формой бланка больничного листа предусмотрено, что суммы пособия должны быть указаны только прописью. Причем отдельно вписываются сумма, выплачиваемая сотруднику за счет средств социального страхования, средств работодателя, и общая сумма пособия. Несмотря на то что места для отражения сумм прописью на бланке немного, лучше этим требованием не пренебрегать, чтобы не получить отказ в возмещении расходов.

Ошибки в больничном листе надо исправлять вовремя

Ошибки в больничном листе поправимы. Главное – успеть внести коррективы до вынесения решения по проверке. Даже если проверяющие включат ошибку в акт проверки, компания имеет право в течение 15 рабочих дней со дня его получения представить в фонд возражения по акту и приложить к нему исправленный больничный. Это следует из пункта 23 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 07.04.08 № 81.

Решение о непринятии расходов к зачету специалисты фонда примут, только если компания не сможет в названные сроки устранить зафиксированные нарушения.

Тогда свое право на возмещение расходов по больничному листу остается доказывать только в суде.

Ошибки на оборотной стороне листа компании исправляют сами. А вот устранить недочеты на лицевой стороне больничного листа может только медучреждение, выдавшее лист.

Обратиться в поликлинику может как сотрудник, так и компания (если работник, к примеру, уволился).

Кстати, ошибки, которые компания допустила при заполнении оборотной стороны листа, она может исправить сама. Причем количество таких исправлений не ограничено.
Правда, порядок внесения таких исправлений ничем не установлен.
По мнению специалистов Фонда соцстраха, чтобы исправить ошибку в листке нетрудоспособности, неверные данные нужно зачеркнуть и вписать правильные. А затем сделать запись «Исправленному верить», поставить дату, подпись лица, которое произвело исправления, и печать компании.

Может возникнуть ситуация, когда медучреждение исправить ошибку в больничном не сможет. Например, если листок нетрудоспособности продлен более чем на 30 дней без врачебной комиссии.

В этом случае компания в принципе вправе взыскать свои расходы на оплату листов, не принятых к зачету, с медучреждения, выдавшего бракованный лист.

Такое решение, в частности, принято в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.05.08 № А26-4427/2007.

Если ошибку обнаружили в расчете пособия, то, по мнению специалистов ФСС, на оборотной стороне листа ранее указанную сумму необходимо исправить. Правда,  переплаченную часть пособия ФСС все равно в расходы не примет. С сотрудника взыскать ее также не получится, поэтому эта часть пособия будет считаться выплаченной за счет чистой прибыли компании. Если же ошибка привела к занижению пособия, она будет отражена в акте, однако на признании расходов это не отразится. После того как компания исправит на оборотной стороне листа сумму больничного и доплатит сотруднику недостающую часть, она сможет отразить ее в расчетной ведомости по форме № 4-ФСС за текущий период.
 

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы