Журнал о том, как безопасно сэкономить на налогах

Дефектная ведомость, которая позволит быстрее признать расходы на ремонт

30 июля 2009   8553  

Наличие дефектной ведомости или заключения эксперта о недостатках позволяет доказать, что спорные расходы были именно ремонтными.

http://www.glavbukh.ru/adclick.php?ad=af28a0ef1e6446e11de56b3ee8b17e83  Скачать шаблон документа в формате Word

Как документ позволит сэкономить. Пристальное внимание проверяющих к расходам на ремонт объясняется тем, что они признаются в налоговом и бухгалтерском учете единовременно (п. 5 ст. 272 НК РФ, п. 67 Методических указаний по бухучету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.03 № 91н). Налоговики же склонны любые затраты расценивать не как ремонт, а реконструкцию, модернизацию или иное улучшение ОС. Ведь такие расходы увеличивают стоимость объекта и списываются на затраты посредством амортизации (п. 2 ст. 257 НК РФ, п. 14 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»). В итоге инспекторы нередко доначисляют налог на прибыль, а также налог на имущество.

Четких определений понятия «ремонт», «реконструкция» или «модернизация» нет. Их можно вывести из общего анализа норм НК РФ и ПБУ 6/01, а также следующих документов: Положения, утв. постановлением Госстроя СССР от 29.12.73 № 279; Ведомственных строительных норм (ВСН) № 58-88 (Р), утв. приказом Госкомархитектуры при Госстрое СССР от 23.11.88 № 312; письма Минфина СССР от 29.05.84 № 80. Из них следует, что ремонтными являются те работы, которые устраняют возникшие дефекты или поддерживают объект в первоначальном состоянии.

Именно наличие дефектной ведомости или заключения эксперта о недостатках позволяет доказать, что спорные расходы были именно ремонтными. Такой вывод следует из анализа судебной практики (постановления Президиума ВАС РФ от 17.08.99 № 1965/99, федеральных арбитражных судов Московского от 27.02.09 № КА-А40/712-09, от 16.02.09 № КА-А40/323-09, Северо-Западного от 24.03.09 № А56-16826/2006 округов).

Заметим, иногда налоговики и сами требуют дефектную ведомость (к примеру, постановления федеральных арбитражных судов Северо-Кавказского от 27.05.09 № А53-10647/2008-С5-22, Центрального от 24.07.08 № А54-5648/2007-С5 округов).

В налоговом планировании дефектная ведомость также может помочь. Например, довольно популярен такой способ экономии при покупке основного средства, изначально требующего большого ремонта: объект с помощью минимальных усилий приводится в работающее состояние и вводится в эксплуатацию. И только потом производится полноценный ремонт. Такие действия позволяют учесть в первоначальной стоимости объекта только те затраты, которые были произведены до ввода актива, остальные же расходы списываются единовременно. Чтобы исключить претензии, компании безопаснее доказать, что недостатки были выявлены после пуска объекта. Для этого и понадобится дефектная ведомость. 

В каком виде составляется.  Документ составляется лицом, ответственным за ремонт, в виде акта или ведомости произвольной формы. Безопаснее, если он будет утвержден комиссией из двух-трех человек, которые имеют соответствующие знания и квалификацию. Причем такая комиссия может быть создана на постоянной основе. Ведомость или акт подается на имя руководителя, который его утверждает окончательно.

Заметим, акт о выявленных дефектах оборудования по форме № ОС-16 использовать для описываемых целей нерационально. Дело в том, что его заполнение предусмотрено только при монтаже, наладке или испытании, а также по результатам контроля приобретенного оборудования.

Что обязательно должно быть в документе. В первую очередь в ведомости должен быть перечень основных средств, которым требуется ремонт, с указанием их инвентарных номеров. А то особо дотошные инспекторы могут усомниться, что ремонтировался тот, а не иной объект.

Далее приводится список обнаруженных дефектов и причин их возникновения. Например, «сгорел», «не включается», «при включении идет дым», «сильно искажает изображение» и т. д. Подчеркнем, указывать в качестве причины дефекта «моральный износ» не рекомендуется. Минфин России считает, что в этом случае речь идет не о ремонте, а о модернизации основного средства (письмо от 14.11.08 № 03-11-04/2/169).

Также в ведомости или акте должна быть дана оценка, имеет ли смысл ремонтировать испорченный элемент или целесообразнее его заменить полностью. Можно указать сроки, к какому времени дефекты будут устранены, а также приблизительную стоимость ремонта.

Независимо от количества объектов, подлежащих починке, ведомость удобнее составлять в табличном виде. Так нагляднее и удастся избежать многословных объяснений.

Если какая-либо деталь меняется на более долговечные и экономичные запчасти, то нужно учитывать, что налоговики могут переквалифицировать расходы в затраты на улучшение основного средства. Мол, после проведенных работ объект приобрел новые характеристики, стал более производительным и т. д. Особенно остро этот вопрос встает при ремонте компьютерной техники, которая устаревает очень быстро.

В этой ситуации все зависит от стоимости детали. Если она невелика, то можно не включать в ведомость дополнительных пояснений. Если же речь идет о значимых суммах, то в ведомости безопаснее указать, что у компании физически нет возможности заменить испорченную деталь на аналогичную. Причин может быть несколько. Например, нужная деталь в связи с моральным износом отсутствует в наличии у продавцов. Или в связи с кратчайшими сроками, отведенными на ремонт, ответственное лицо было вынуждено приобрести деталь с несколько иными характеристиками.

Заметим, стоимость ремонта может даже превышать стоимость самого основного средства. Минфин России не видит в этом ничего предосудительного (письмо от 28.10.08 № 03-03-06/1/609).

Дополнительные меры безопасности. Для уменьшения налоговых рисков необходимо, чтобы у компании были тщательно оформлены все первичные документы по расходам на ремонт. Например, если работы проводились сторонней организацией, то нужны договор, акт выполненных работ (лучше по форме № КС-2 и № КС-3, хотя они и предусмотрены не совсем для этого), акт о приеме-сдаче отремонтированных объектов по форме № ОС-3, счета-фактуры, а при необходимости заключение комиссии компании или экспертные заключения о технических характеристиках оборудования.

Если же ремонт производился силами самой компании, то перечень документов будет иной. Помимо дефектной ведомости в обязательном порядке нужны акты списания материалов, которые были использованы для устранения дефектов, а также акт о приеме-сдаче отремонтированного объекта по форме № ОС-3. Этот акт будет подтверждать, что ремонт был проведен надлежащим образом. Иные документы составляются при необходимости. Например, если труд работника, выполняющего ремонт, оплачивается по сдельной системе оплаты труда, то понадобятся ведомости начисления заработной платы.

К примеру, правильное оформление документов позволило налогоплательщику защитить признание в расходах на ремонт одного-единственного компьютера стоимости следующих объектов, приобретенных в течение одного года: восьми мониторов, двух принтеров, четырех жестких дисков, пяти процессоров (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 17.06.08 № Ф09-4293/08-С3).

http://www.glavbukh.ru/adclick.php?ad=af28a0ef1e6446e11de56b3ee8b17e83  Скачать шаблон документа в формате Word

 

Пример ведомости, подтверждающей наличие дефектов

Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью! Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пожалуйста, проверьте почту
Ввести
Я тут впервые
Регистрация займет
не больше минуты!
Введите логин
Неверный логин или пароль
Неверный логин или пароль
Введите пароль

 

Слово редактора

Евгений Тимин
главный редактор
glred@nalogplan.ru
Маркетологи очень хотят, чтобы я в этой редакционной колонке на пальцах доказал вам, что необходимо продлить подписку на 2017 год. Иначе… иначе… конец света! А я вот, напротив, думаю, что переподписываться на журнал не стоит.

Подумаешь! Не продлили вы подписку. Стали узнавать о налоговых угрозах с опозданием. Из-за этого совершили ошибку. Она обернулась многомиллионными доначислениями. Против директора и главбуха возбудили уголовное дело. Им дали условный срок. Ничего страшного!

Читать далее >>

Подписка

Сервисы